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Comportement général de l'intégration ERP et gestion des dossiers

L'intégration ERP est conçue pour gérer automatiquement les données des personnes locataires et propriétaires afin de maintenir la plateforme Allthings à jour. Il est important de comprendre que le système ERP agit comme la principale source de vérité (« source of truth »). Allthings s'appuie fortement sur les données fournies par l'ERP pour associer correctement les personnes utilisatrices.

Lorsque les données d'une personne locataire sont synchronisées depuis votre système ERP, Allthings crée un compte basé sur l'ID externe unique et l'adresse e-mail fournie. Étant donné qu'Allthings lie le compte qui en résulte à cette combinaison exacte d'e-mail et d'ID, la création d'un nouveau dossier pour la même personne en utilisant une adresse e-mail différente peut entraîner des comptes en double. Comme Allthings ne prend pas encore en charge la fusion de comptes, cela entraîne souvent des problèmes d'accès pour la personne concernée. Comprendre ce comportement fondamental explique pourquoi une maintenance stricte des données dans l'ERP — comme l'utilisation d'adresses e-mail uniques et valides et la réutilisation des dossiers existants — est essentielle pour une expérience d'utilisation fluide.

Remarque sur la synchronisation des coordonnées : Allthings importe l'adresse e-mail et le numéro de téléphone principaux exactement tels qu'ils sont définis par défaut (« Default ») dans votre système ERP. Les autres numéros enregistrés dans le système ERP sont ajoutés au profil en tant que méthodes de communication supplémentaires, sans doublons. Allthings n'applique aucune priorisation propre (par ex. le numéro de téléphone mobile par rapport au réseau fixe). Par conséquent, veuillez vous assurer que les marquages standard sont correctement gérés dans votre système ERP.

Bonnes pratiques pour la maintenance des données

La qualité des données dans votre système ERP est cruciale pour le bon fonctionnement de la plateforme Allthings. En suivant des procédures éprouvées, les erreurs et problèmes courants peuvent être évités :

• Éviter les modifications manuelles : Ne modifiez pas manuellement dans l'Allthings Cockpit les données qui sont synchronisées via l'interface. Les modifications manuelles peuvent entraîner des conflits, notamment lors de la gérance des membres de l'équipe ou de l'archivage des unités.
• Traitement des demandes de modification des personnes locataires : Les personnes locataires peuvent soumettre une demande de modification directe via un champ de profil verrouillé (par ex. adresse e-mail ou numéro de téléphone) dans l'application. Celle-ci est reçue comme une demande normale (« Demande de modification des données personnelles ») dans votre gestion des demandes. Important : Ajustez les données demandées exclusivement dans votre système ERP. La mise à jour dans Allthings s'effectue automatiquement lors de la prochaine synchronisation.
• Définir les processus internes : Clarifiez en interne qui est responsable de la maintenance des données dans le système ERP et comment les messages d'erreur sont traités. Respectez le processus correct d'ouverture et d'archivage des unités pour éviter les erreurs de synchronisation des relations de propriété et de location.
• Ne pas réutiliser les adresses e-mail : Évitez d'utiliser la même adresse e-mail pour différentes personnes locataires. Il est préférable de laisser le champ de l'adresse e-mail vide plutôt que d'utiliser un doublon.
• Éviter les adresses e-mail aléatoires ou temporaires : N'utilisez pas d'adresses e-mail fictives ou de remplacement pour une personne locataire ou pour la gérance. Utilisez plutôt la fonctionnalité fournie par Allthings pour les e-mails factices. Les comptes sont créés automatiquement dans Allthings, and l'utilisation d'e-mails non valides peut involontairement permettre à des tiers d'accéder au système.
• Ne pas utiliser l'adresse e-mail de la gérance pour les personnes locataires : N'utilisez jamais votre propre adresse e-mail pour une personne locataire. Comme mentionné ci-dessus, préférez laisser le champ de l'adresse e-mail vide si l'adresse réelle n'est pas connue et utilisez, si besoin, la fonctionnalité fournie par Allthings pour les adresses e-mail factices.
• Invalider plutôt que supprimer : Au lieu de supprimer des contrats de location, vérifiez s'il est possible de les invalider ou de les clôturer dans votre ERP. De cette façon, l'intégration ERP peut gérer la suppression des locations de manière plus fluide.
• Consulter le support avant les modifications structurelles : Avant d'apporter des modifications à la hiérarchie des propriétés, des groupes ou des unités (par ex. déplacer un bâtiment vers une autre propriété, diviser des unités au sein d'un bâtiment), assurez-vous de contacter l'équipe de support. Nous pouvons gérer et atténuer les problèmes potentiels beaucoup plus facilement avant qu'une modification ne se produise, plutôt qu'après.
• Faire correspondre les adresses e-mail pour les saisies manuelles : Si, pour une raison quelconque, une personne locataire doit d'abord être ajoutée manuellement dans Allthings, assurez-vous d'utiliser exactement la même adresse e-mail qui sera saisie ultérieurement dans le système ERP. Dans le cas contraire, abstenez-vous de toute saisie manuelle de données, car cela pourrait entraîner des comptes en double qui ne peuvent pas être fusionnés, ce qui dégraderait l'expérience d'utilisation.
• Réutiliser les dossiers ERP existants pour plusieurs locations : Utilisez le dossier existant dans l'ERP si la personne locataire a plusieurs locations. Chaque dossier dans un ERP possède un ID unique, and une adresse e-mail dans Allthings ne peut être liée qu'à un seul ID unique. Même si un dossier nouvellement créé contient exactement les mêmes données (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.), il ne pourra pas être importé car les ID sous-jacents ne correspondront pas.

Identifier et résoudre les problèmes de synchronisation

Les problèmes de synchronisation peuvent se manifester, entre autres, par les signes suivants :

• Données manquantes ou obsolètes dans l'Allthings Cockpit ou dans l'application
• Écarts entre les données du système ERP et celles d'Allthings
• Apparition de messages d'erreur (par ex. par e-mail)

Premières étapes de vérification :

1. Vérifiez si les données dans le système ERP sont correctes et complètes.
2. Comparez de manière aléatoire les nouvelles entrées ou les modifications (par ex. propriétés, bâtiments, unités, locations, personnes locataires) avec les données dans Allthings. Faites attention à savoir si les modifications apparaissent rapidement dans Allthings et si des messages d'erreur se produisent.
3. Le fonctionnement est fluide lorsque les données sont cohérentes, mises à jour régulièrement, et que peu ou pas de messages d'erreur ne surviennent.

À qui puis-je m'adresser en cas de problèmes ?

Si vous constatez des problèmes de synchronisation ou d'autres difficultés avec votre interface ERP, vous pouvez contacter l'équipe de support Allthings. Pour permettre une résolution rapide et efficace du problème, veuillez préparer les informations suivantes :

• Une description précise du problème et de la date de sa première apparition.
• Exemples concrets des données concernées :
  1. Lien vers la propriété, le bâtiment ou l'unité dans l'Allthings Cockpit à partir de la barre d'URL.
  2. Nom exact et numérotation de la propriété, du bâtiment ou de l'unité.
  3. Capture d'écran du système ERP sur laquelle les données manquantes peuvent être retracées.
• Tout message d'erreur éventuel (formulation, heure d'apparition, capture d'écran).
• Informations sur votre système ERP.
• Toutes les étapes que vous avez déjà entreprises pour diagnostiquer le problème.

Vous pouvez joindre notre équipe de support via notre formulaire de contact.
Alternativement, votre personne de contact Allthings est également à votre disposition pour toute question.