Anliegenmanagement | Ticketsuche und Filter

Inhalt

• Allgemeine Ticketsuche
• Spaltenfilter direkt über der Tabelle
• Eigene Filter erstellen und verwalten
• Filtermenü ein- und ausklappen
• Tickets meiner Liegenschaften

Im Anliegenmanagement des Allthings Cockpits stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Tickets effizient zu durchsuchen und zu filtern. Dies erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung von Anfragen erheblich.

Allgemeine Ticketsuche

Über die zentrale Suchleiste am oberen Bildschirmrand im Cockpit führen Sie eine umfassende Freitextsuche durch. Die integrierte Suche erlaubt es Ihnen auch, mehrere Suchbegriffe miteinander zu kombinieren (wie beispielsweise den Namen der anfragenden Person zusammen mit einem prägnanten Wort aus dem Ticket-Titel).

Das System durchsucht dabei flexibel die folgenden Datenfelder: Ticketnummer, anfragende Person, Adresse der Liegenschaft, Einheitsnummer, Titel, Labels sowie den Nachrichtentext. Zusätzlich werden Kommentare (inklusive interner Kommentare), zuständige Personen und beteiligte Personen in die Suche einbezogen, sofern entsprechende Daten hinterlegt sind.

So nutzen Sie die Ticketsuche Schritt für Schritt:

1. Suchfeld aktivieren: Klicken Sie ganz oben im Cockpit in die zentrale Suchleiste mit der Beschriftung "In Anliegenmanagement suchen...".
2. Suchbegriff eingeben & Schnellvorschau nutzen: Beginnen Sie mit der Eingabe. Bereits während des Tippens (exakt nach den ersten drei Buchstaben) öffnet sich automatisch ein Dropdown-Menü mit einer Schnellvorschau der ersten drei passenden Treffer.
3. Vollständige Ergebnisseite öffnen: Drücken Sie die Taste ENTER, um die vollständige Trefferliste auf einer eigenen Übersichtsseite anzuzeigen.
4. Suche auf geschlossene und archivierte Fälle ausweiten: Standardmässig listet die Ergebnisseite nur offene Tickets aus nicht archivierten Liegenschaften auf. Klicken Sie auf der Ergebnisseite auf die Schaltfläche "Geschlossene Tickets anzeigen", um zusätzlich geschlossene Tickets sowie Tickets aus bereits archivierten Einheiten, Gebäuden oder Liegenschaften einzublenden.
5. Zurück zur Tabellenansicht: Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil links neben den Suchergebnissen, um die Suche zu beenden und zur Standardtabelle des Anliegenmanagements zurückzukehren.

Spaltenfilter direkt über der Tabelle

Direkt über der Tabelle können Sie die Tickets gezielt nach einzelnen Spalten filtern, ohne einen Filter dauerhaft zu speichern:

1. Filter anzeigen: Klicken Sie über der Tabelle auf das Filter-Symbol. Es öffnet sich ein Filterfeld.
2. Spalte wählen: Wählen Sie im Feld Spalten die Spalte aus, nach der gefiltert werden soll (zum Beispiel Status, Kategorie oder Adresse).
3. Operator und Wert festlegen: Wählen Sie einen Operator und geben Sie im Feld Wert den gesuchten Begriff ein.
4. Weitere Filter hinzufügen: Über Filter hinzufügen kombinieren Sie mehrere Spaltenfilter miteinander.
5. Filter entfernen: Einzelne Filter entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol in der jeweiligen Zeile, alle Filter auf einmal über Alle entfernen.

Die Spaltenfilter wirken sofort auf die angezeigte Tabelle und bleiben aktiv, bis Sie sie wieder entfernen – auch nach einem erneuten Laden der Seite. Anders als die Eigenen Filter werden Spaltenfilter jedoch nicht als benannte, wiederverwendbare Filterliste in der Seitenleiste gespeichert.

Eigene Filter erstellen und verwalten

Unter Eigene Filter in der linken Seitenleiste legen Sie persönliche, dauerhaft gespeicherte Filterlisten an. Die Filtereinstellungen öffnen sich in einem Seitenfenster rechts, die Tickettabelle behält ihren vollen Platz. Eigene Filter sind nur für Sie sichtbar.

Wie erstelle ich einen eigenen Filter?

1. Klicken Sie unter Eigene Filter auf "Neuer Filter" (Plus-Symbol). Das Seitenfenster "Neuen Filter erstellen" öffnet sich.
2. Wählen Sie Ihre Kriterien: "Zuständige Person", "Anfragende Person", "Liegenschaft", "Standort", "Status", "Kategorie" und "Labels". Mehrere Werte innerhalb eines Kriteriums ergänzen sich, verschiedene Kriterien müssen alle erfüllt sein.
3. Geben Sie im Feld "Filtername" einen Namen ein und klicken Sie auf "Speichern". Der Filter erscheint mit seiner Trefferzahl unter Eigene Filter.

Wie bearbeite oder lösche ich einen eigenen Filter?

Öffnen Sie den Filter und klicken Sie über der Tabelle auf "Eigenen Filter bearbeiten". Im Seitenfenster passen Sie Name und Kriterien an und klicken auf "Speichern". Zum Löschen klicken Sie auf "Löschen" und anschliessend auf "Bestätigen".

Filtermenü ein- und ausklappen

Die linke Seitenleiste mit den vordefinierten Systemübersichten und Ihren eigenen Filtern lässt sich bei Bedarf einklappen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der Überschrift Anliegenmanagement. So gewinnt die Tabelle an Breite und Sie sehen mehr Spalten auf einen Blick. Mit einem erneuten Klick auf den Pfeil blenden Sie das Filtermenü wieder ein.

Tickets meiner Liegenschaften

Wenn Sie über die Rollenverwaltung einem Teammitglied mindestens eine administrative oder betreuende Rolle in einer Liegenschaft zugewiesen haben, erhält dieses im Anliegenmanagement automatisch eine vordefinierte Systemübersicht. Unter "Tickets meiner Liegenschaften" listen wir dem Teammitglied strukturiert alle Tickets derjenigen Liegenschaften auf, für die es explizit berechtigt wurde. Dies sichert einen schnellen, rollenbasierten Überblick und erleichtert die parallele Bewirtschaftung mehrerer Immobilienportfolios massgeblich.

Durch die geschickte Kombination aus globaler Suche und individuellen Filtern steuern Sie Ihr Anliegenmanagement maximal effizient und garantieren eine zeitnahe, lückenlose Bearbeitung aller Anfragen.