Die Funktion zur Stapelverarbeitung in den Stammdaten ermöglicht es Ihnen, mehrere Einträge gleichzeitig zu bearbeiten. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert den manuellen Aufwand bei der Datenpflege erheblich, indem Sie Änderungen auf eine ganze Auswahl von Datensätzen mit nur wenigen Klicks anwenden können.
Inhalt
Voraussetzungen
Um die Stapelverarbeitungsfunktion nutzen zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Core data admin". Ohne diese Berechtigung können Sie keine Änderungen an den Stammdaten vornehmen, weder einzeln noch in Stapeln.
Wichtig: Stapelverarbeitung ist nur in der neuen Stammdatenansicht verfügbar. Hier können Sie nachlesen, wie Sie zu den Profileinstellungen → Anzeigeeinstellungen kommen, um die neue Stammdatenansicht zu aktivieren.
So funktioniert die Stapelverarbeitung
Schritt 1: Datensätze auswählen
- Wählen Sie einzelne Einträge aus, indem Sie das Kontrollkästchen links neben einem Eintrag anwählen.
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Einträge, die Sie bearbeiten möchten.
- Sobald Sie mindestens einen Eintrag ausgewählt haben, erscheint eine neue Leiste über der Tabelle, die anzeigt, wie viele Datensätze ausgewählt wurden.
Alle sichtbaren Einträge auswählen: Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Tabelle, um alle auf der aktuellen Seite angezeigten Einträge auf einmal auszuwählen
Schritt 2: Bearbeitungsmaske öffnen
- Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in einer der markierten Zeilen, um die Bearbeitung zu starten.
- Nach dem Klick öffnet sich das Bearbeitungsmaske für die Stapelverarbeitung der ausgewählten Einträge.
Schritt 3: Änderungen vornehmen
In der Bearbeitungsmaske können Sie nun die gewünschten Anpassungen vornehmen, z. B. Rollen für die ausgewählten Liegenschaften / Gebäude definieren oder die zugehörige Eigentümerschaft hinterlegen.
Wichtig: Alle Änderungen, die Sie hier eingeben, werden auf alle zuvor ausgewählten Datensätze angewendet.
Schritt 4: Speichern und bestätigen
- Wenn Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button "Änderungen an der Auswahl speichern".
- Bearbeiten Sie mehr als einen Eintrag gleichzeitig, erscheint ein Dialogfeld, das die Anzahl der betroffenen Einträge anzeigt, um versehentliche Änderungen zu verhindern.
- Bestätigen Sie die Aktion im Dialogfeld, indem Sie auf "Änderungen speichern" klicken. Nach der erfolgreichen Aktualisierung wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
Wichtige Hinweise & Best Practice
Umgang mit ERP-Daten
Schreibgeschützte Felder, die von einem externen ERP-System verwaltet werden, können auch durch die Stapelverarbeitung nicht geändert werden. Diese Felder werden bei der Aktualisierung ignoriert.
Unveränderte Felder
Bei einer Stapelverarbeitung werden nur die Felder aktualisiert, in denen Sie aktiv eine Änderung vorgenommen haben. Alle anderen Felder der ausgewählten Datensätze bleiben unberührt und behalten ihre ursprünglichen, individuellen Werte.
Sortierung in Kombination mit Stapelverarbeitung
Kombinieren Sie die Stapelverarbeitung mit der Spaltensortierung für maximale Effizienz.
Sortieren Sie beispielsweise die Liste nach einem bestimmten Teammitglied, um alle zugehörigen Liegenschaften / Gebäude untereinander anzuzeigen. Anschließend können Sie diese Liegenschaften / Gebäude auswählen und gesammelt einem neuen Teammitglied zuweisen.
Tipp: Einträge in neuem Tab öffnen
Um die Übersicht zu behalten oder Einträge miteinander zu vergleichen, können Sie mit einem Rechtsklick auf einen beliebigen Datensatz in der Tabelle diesen in einem neuen Browser-Tab oder -Fenster öffnen. Dies erleichtert das Multitasking bei der Datenverwaltung.