Inhalt
- Einführung
- Statusoptionen und ihre Bedeutung
- Auswirkungen des Status
- Statusänderungen vornehmen
- Archivierte Einträge anzeigen
- Hinweise zur Statusverwaltung
Einführung
Die Funktion Stammdaten im Allthings Cockpit ermöglicht die zentrale Verwaltung Ihrer Immobilienstruktur. Der Status einzelner Liegenschaften, Gebäude oder Einheiten dient dazu, deren Lebenszyklus gezielt zu steuern und ihre Sichtbarkeit sowie Bearbeitbarkeit zu regulieren.
Statusoptionen und ihre Bedeutung
Für Liegenschaften, Gebäude und Einheiten stehen folgende Statusoptionen zur Verfügung:
- Setup – Die Liegenschaft, das Gebäude oder die Einheit befindet sich im Aufbau. Sie ist nicht aktiv und für Bewohnende nicht sichtbar.
- Aktiv – Sie ist im Einsatz und kann aktiv genutzt werden.
- Archiviert – Sie ist abgeschlossen, nicht mehr aktiv und ausgeblendet.
Wichtig: Der Status muss hierarchisch korrekt angewendet werden. Ein Gebäude kann nur aktiv sein, wenn auch die übergeordnete Liegenschaft aktiv ist. Einzelne Einheiten dürfen jedoch archiviert sein, während das Gebäude aktiv bleibt.
Auswirkungen des Status
- Setup – Nicht sichtbar oder nutzbar.
- Aktiv – Im Einsatz, sichtbar und voll funktionsfähig.
- Archiviert – Ausgeblendet und nicht mehr nutzbar. Neue Registrierungen für die betroffene Einheit sind dann nicht mehr möglich.
Wichtig: Einheiten können nicht hinzugefügt werden, wenn das übergeordnete Gebäude archiviert ist. Stellen Sie es in diesem Fall zunächst auf aktiv um.
Statusänderungen vornehmen
So ändern Sie den Status:
- Gehen Sie im Cockpit zum Menüpunkt Stammdaten.
- Navigieren Sie zur entsprechenden Liegenschaft, dem Gebäude oder der Einheit.
- Wählen Sie das Kästchen in der ersten Spalte der Tabelle aus.
- Klicken Sie auf die Zeile, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen.
- Wählen Sie unter „Status“ das gewünschte Aktivierungs- und Archivierungsdatum aus.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Die Statusanzeige ergibt sich automatisch basierend auf den gewählten Daten:
- Status „Setup“: Das Aktivierungsdatum liegt in der Zukunft.
- Status „Aktiv“: Das Aktivierungsdatum liegt in der Vergangenheit, ein Archivierungsdatum ist nicht gesetzt oder liegt in der Zukunft.
- Status „Archiviert“: Das Archivierungsdatum liegt in der Vergangenheit.
Hinweis: Liegenschaften, Gebäude und Einheiten, die über ERP-Schnittstellen importiert wurden, können im Cockpit nicht bearbeitet werden.
Archivierte Einträge anzeigen
Standardmässig sind archivierte Liegenschaften, Gebäude und Einheiten in der Übersicht ausgeblendet. So blenden Sie sie ein:
- Öffnen Sie die Stammdaten.
- Aktivieren Sie den Schalter „Archivierte Daten anzeigen“ unten links in der Tabelle.
Hinweise zur Statusverwaltung
- Achten Sie bei Statusänderungen auf die Abhängigkeiten zwischen den Ebenen.
- Kontrollieren Sie nach einer Änderung, ob alle abhängigen Einträge weiterhin korrekt angezeigt werden.
- Die Statusvergabe hat Auswirkungen auf die Sichtbarkeit, den App-Zugang und den Funktionsumfang.