Inhalt
- Einführung
- Statusoptionen und ihre Bedeutung
- Auswirkungen des Status
- Statusänderungen vornehmen
- Archivierte Objekte anzeigen
- Hinweise zur Statusverwaltung
Einführung
Die Funktion Stammdaten im Allthings Cockpit ermöglicht die zentrale Verwaltung Ihrer Immobilienstruktur. Der Status einzelner Objekte – wie Liegenschaften, Gebäude oder Einheiten – dient dazu, den Lebenszyklus dieser Objekte gezielt zu steuern und ihre Sichtbarkeit sowie Bearbeitbarkeit zu regulieren.
Statusoptionen und ihre Bedeutung
Für Liegenschaften, Gebäude und Einheiten stehen folgende Statusoptionen zur Verfügung:
- Setup – Das Objekt befindet sich im Aufbau. Es ist nicht aktiv und für Bewohnende nicht sichtbar.
- Aktiv – Das Objekt ist im Einsatz und kann aktiv genutzt werden.
- Archiviert – Das Objekt ist abgeschlossen, nicht mehr aktiv und ausgeblendet.
Wichtig: Der Status muss hierarchisch korrekt angewendet werden. Ein Gebäude kann nur aktiv sein, wenn auch die übergeordnete Liegenschaft aktiv ist. Einzelne Einheiten dürfen jedoch archiviert sein, während das Gebäude aktiv bleibt.
Auswirkungen des Status
- Setup – Die Objekte sind nicht sichtbar oder nutzbar.
- Aktiv – Objekte sind im Einsatz, sichtbar und voll funktionsfähig.
- Archiviert – Die Objekte sind ausgeblendet und können nicht mehr genutzt werden. Bewohnende haben in diesem Fall keinen Zugang mehr zur App.
Wichtig: Einheiten können nicht hinzugefügt werden, wenn das übergeordnete Gebäude archiviert ist. Stellen Sie es in diesem Fall zunächst auf aktiv um.
Statusänderungen vornehmen
So ändern Sie den Status eines Objekts:
- Gehen Sie im Cockpit zum Menüpunkt Stammdaten.
- Navigieren Sie zur entsprechenden Liegenschaft, dem Gebäude oder der Einheit.
- Wählen Sie das Kästchen in der ersten Spalte der Tabelle aus.
- Klicken Sie auf das "Stift-Symbol" oberhalb der Spalte
- Wählen Sie in der Spalte Status das gewünschte Aktivierungs- und Archivierungsdatum aus.
Die Statusanzeige ergibt sich automatisch basierend auf den gewählten Daten:
- Status „Setup“: Das Aktivierungsdatum liegt in der Zukunft.
- Status „Aktiv“: Das Aktivierungsdatum liegt in der Vergangenheit, ein Archivierungsdatum ist nicht gesetzt oder liegt in der Zukunft.
- Status „Archiviert“: Das Archivierungsdatum liegt in der Vergangenheit.
Hinweis: Objekte, die über ERP-Schnittstellen importiert wurden, können im Cockpit nicht bearbeitet werden.
Archivierte Objekte anzeigen
Standardmässig sind archivierte Objekte in der Übersicht ausgeblendet. So blenden Sie sie ein:
- Öffnen Sie die Stammdaten.
- Aktivieren Sie den Schalter "Archivierte Daten anzeigen" rechts oben über der Übersicht.
Hinweise zur Statusverwaltung
- Achten Sie bei Statusänderungen auf die Abhängigkeiten zwischen den Ebenen.
- Kontrollieren Sie nach einer Änderung, ob alle abhängigen Objekte weiterhin korrekt angezeigt werden.
- Die Statusvergabe hat Auswirkungen auf die Sichtbarkeit, den App-Zugang und den Funktionsumfang.