Inhalt
- Einführung
- ERP-Schnittstelle
- Keine ERP-Schnittstelle
- Import mit CSV-Datei
- Importvorgang im Cockpit
- Hinweise zur Nutzung der CSV-Datei
- Weitere Unterstützung
Einführung
In diesem Artikel erläutern wir den Stammdatenimport. Um sicherzustellen, dass jeder App Nutzer die für ihn bestimmten Inhalte sehen kann, muss während der Implementierung folgendes festgelegt werden:
- Welche Inhalte sollen für welche Einheiten bzw. Büros sichtbar sein?
- Welche Service-Center Anfragen sind welcher Einheit zuzuordnen?
Die Basis hierfür ist das Hinterlegen von Stammdaten in Allthings Cockpit. Das Hinterlegen von Stammdaten kann entweder manuell, über einen CSV-Import oder über eine ERP-Schnittstelle erfolgen.
ERP-Schnittstelle
Wenn im Rahmen Ihres Implementierungsprojektes eine ERP-Schnittstelle erfolgt, dann gratulieren wir Ihnen: Sie müssen keine Daten manuell vorbereiten, sondern lediglich mit Ihrem Implementierungsspezialisten die ERP-Schnittstelle.
Keine ERP-Schnittstelle
Wenn bei Ihnen die Stammdaten hingegen manuell gepflegt werden, bitten wir Sie, hier sehr genau zu arbeiten: Prüfen Sie die Daten, übernehmen Sie Änderungen direkt und erzielen Sie mithilfe der regelmäßigen Aktualisierung den bestmöglichen Nutzen für Ihre App. Mit einem CSV-Import können Sie Stammdaten inklusive Mieterinformationen effizient in das Allthings Cockpit hochladen. Dies erleichtert die Verwaltung von Liegenschaften, Gebäuden, Einheiten und Mietzeiträumen.
Import mit CSV-Datei
Um den Import vorzubereiten, verwenden Sie bitte die bereitgestellte Vorlage:
Diese Vorlage hilft Ihnen, die erforderlichen Daten korrekt zu strukturieren.
Importvorgang im Cockpit
- Navigieren Sie im Cockpit zum Bereich Stammdaten.
- Klicken Sie auf Daten importieren.
- Laden Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hoch.
- Ordnen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Feldern in der Stammdatenstruktur zu.
- Starten Sie den Importvorgang.
Nach dem erfolgreichen Import werden die neuen Liegenschaften, Gebäude und Einheiten unter Stammdaten angezeigt. Falls Mieterinformationen enthalten sind, werden diese den entsprechenden Mietzeiträumen zugeordnet. Mieter mit E-Mail-Adressen erscheinen unter "Alle Mieter" in der Mieterverwaltung, wo Sie weitere Aktionen durchführen können.
Hinweise zur Nutzung der CSV-Datei
Pflichtfelder
- Liegenschaftsname
- Gebäudename
- Name der Einheit
- Objekttyp (z. B. Wohnung, Büro, Diverses)
- Straße
- Hausnummer
- Postleitzahl
- Stadt
- Land
- Beginn des Mietzeitraums
- Mietertyp (nur bei Commercial-Objekten)
Optionale Felder
- Mieterinformationen wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
- Freischaltcode (falls nicht angegeben, wird dieser automatisch generiert)
- Ende des Mietzeitraums
- Art der Nutzung („Miete“ oder „Eigentum“; wird bei leerem Feld automatisch auf „Miete“ gesetzt)
Um einem Mietzeitraum mehrere Mieter zuzuordnen, duplizieren Sie die entsprechende Zeile und fügen die relevanten Informationen hinzu (z. B. unterschiedliche E-Mail-Adressen). Das System erkennt automatisch, dass es sich um denselben Mietzeitraum handelt.
Formatierungshinweise
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Verwenden Sie als Trennzeichen in der CSV-Datei entweder ein Komma (
,) oder ein Semikolon (;). - Datumsangaben (z. B. für Mietzeiträume) müssen im Format DD.MM.YYYY oder YYYY-MM-DD vorliegen (z. B. 23.12.2019 oder 2019-12-23).
- Vermeiden Sie formatierte Zellen (z. B. keine Excel-Funktionen).
- Ohne Eingabe einer E-Mail-Adresse wird kein Freischaltcode generiert.
Hinweise für Gewerbeobjekte
Beim Import von Mieterinformationen für Gewerbeobjekte beachten Sie bitte:
- Der Name der Mieterfirma muss in der Spalte Name eingetragen sein.
- Die Spalte Mietertyp muss mit einem C versehen werden.
Diese Informationen werden im Cockpit-Feature Mieterfirmen hinterlegt.
Weitere Unterstützung
Für eine detaillierte Anleitung empfehlen wir unser Video-Tutorial zum Stammdatenimport. Sollten Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um auf das Cockpit-Feature Stammdaten zuzugreifen, wenden Sie sich bitte an Ihren Team Admin oder Ihren Customer Success Manager.