Inhalt
- Navigation
- Neue Liegenschaft, Gebäude oder Einheit erstellen
- Bestehende Stammdaten bearbeiten
- Stammdaten löschen
- Weitere Informationen hinzufügen
Navigation
Die Funktion Stammdaten im Allthings Cockpit ermöglicht die strukturierte und zentrale Verwaltung Ihrer Immobilienobjekte. Hier erfassen und organisieren Sie grundlegende Informationen zu Liegenschaften, Gebäuden und Einheiten – die Basis für zahlreiche Funktionen wie das Anliegenmanagement, die Kommunikationszentrale, Buchungen oder den Dokumentenbereich.
Die Stammdatenübersicht ist hierarchisch aufgebaut und erlaubt eine intuitive Navigation durch alle Ebenen:
- Beim Öffnen der Stammdaten sehen Sie zunächst alle Liegenschaften, auf die Sie mit der Berechtigung „Master Data Admin“ Zugriff haben.
- Wählen Sie eine App aus, um nur Liegenschaften der ausgewählten App angezeigt zu bekommen.
- Durch einen Klick auf eine Liegenschaft werden alle zugehörigen Gebäude eingeblendet.
- Wählen Sie ein Gebäude aus, sehen Sie alle darin enthaltenen Einheiten.
- Mit einem weiteren Klick auf eine Einheit oder das gewählte Gebäude gelangen Sie zur Detailansicht. Dort können Sie unter anderem Mietzeiträume, Eigentumszeiträume, Mietparteien, Freischaltcodes sowie spezifische Einheitsinformationen verwalten.
Diese übersichtliche Struktur unterstützt Sie dabei, Ihre Daten effizient zu pflegen und kanalübergreifend nutzbar zu machen.
Neue Liegenschaft, Gebäude oder Einheit erstellen
- Öffnen Sie Allthings Cockpit.
- Navigieren Sie im Cockpit zum Menüpunkt "Stammdaten".
- Klicken Sie oben auf das blaue "+", um eine neue Liegenschaft zu erstellen.
- Wählen Sie die richtige App aus und ergänzen Sie alle notwendige Informationen.
- Innerhalb der neu erstellten Liegenschaft können Sie weitere Gebäude hinzufügen, indem Sie auf "+" klicken, die notwendigen Informationen ergänzen und speichern.
- Um Einheiten zu erstellen, wählen Sie das entsprechende Gebäude aus, klicken Sie auf "+", ergänzen Sie die notwendigen Informationen und speichern Sie, indem Sie auf den blauen Haken klicken.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Liegenschaften, Gebäude und Einheiten, die über eine Schnittstelle importiert wurden, nicht im Cockpit geändert werden können.
Bestehende Stammdaten bearbeiten
Um bestehende Liegenschaften, Gebäude oder Einheiten zu bearbeiten:
- Navigieren Sie zur entsprechenden Liegenschaft, dem Gebäude oder der Einheit.
- Wählen Sie das Kästchen in der ersten Spalte der Tabelle aus.
- Klicken Sie auf das "Stift-Symbol" oberhalb der Spalte, um die Bezeichnung oder weitere Details, wie die Adresse des Gebäudes, zu ändern.
- Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor.
- Klicken Sie auf den blauen Haken, um die
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Liegenschaften, Gebäude und Einheiten, die über eine Schnittstelle importiert wurden, nicht im Cockpit geändert werden können.
Objekte löschen
Objekte können über die Einstellung von Zeiträumen archiviert, aber auch unwiderruflich gelöscht werden. Um Objekte zu löschen, ist es wichtig, dass vorher alle untergeordneten Objekte bereits gelöscht wurden. Ansonsten erscheint beispielsweise der Hinweis: "Die Liegenschaft enthält Gebäude und kann nicht gelöscht werden". Zudem sollten alle zugeordnet Tickets im Anliegenmanagement vorher geschlossen werden.
Um ein Objekt zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zur entsprechenden Liegenschaft, dem Gebäude oder der Einheit.
- Wählen Sie das Kästchen in der ersten Spalte der Tabelle aus.
- Klicken Sie auf das "Löschen-Symbol" oberhalb der Spalte.
- Klicken Sie auf "Löschen", um die Auswahl zu bestätigen.
Um eine Liegenschaft zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schliessen Sie alle bestehenden Miet- und Eigentumszeiträume innerhalb der Liegenschaft.
- Schliessen Sie alle Einheiten innerhalb der Gebäude.
- Schliessen Sie die Gebäude innerhalb der Liegenschaft.
- Nachdem alle untergeordneten Elemente geschlossen wurden, können Sie die Liegenschaft löschen.
Dieser Prozess stellt sicher, dass Liegenschaften nicht versehentlich gelöscht werden.
Wichtig: Das Löschen von Objekten kann zur stillen Entfernung von Infoartikeln, Artikeln im Markt-/ Leihplatz, Micro-App Einstellungen, Sichtbarkeitseinstellungen und Tags führen.
Objekte archivieren
Anstatt Objekte zu löschen, können Sie Objekte auch archivieren, indem Sie den Status bzw. den Zeitraum des Objektes anpassen und ein Archivierungsdatum eintragen.
- Öffnen Sie "Stammdaten" in Allthings Cockpit.
- Navigieren Sie zur Detailansicht der Einheit mit dem aktiven Zeitraum.
- Öffnen Sie den Menüpunkt "Details der Einheit".
- Setzen Sie unter dem Punkt "Status" ein Archivierungsdatum, um das Objekt zu archivieren.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass zuvor alle dem Objekt zugeordneten Tickets und Zeiträume geschlossen werden müssen.
Weitere Informationen hinzufügen
Für jedes Gebäude und jede Einheit können zusätzliche Informationen, wie Status, Miet- und Eigentumszeiträume, sowie Mietende und Freischaltcodes hinterlegt werden.