Inhalt
- Was ist das Webformular?
- Umstellung auf das neue Webformular
- Einrichtung
- Möglichkeiten zur Implementierung
- Darstellung von Webformular-Anfragen im Bereich "Aufgaben"
- Häufige Fragen & Fehlerbehebung
Was ist das Webformular?
Über das Webformular können Bewohnende und Eigentümerschaft eine Anfrage über ein Webformular direkt im Allthings Cockpit einreichen. Jede Einreichung wird im Bereich "Aufgaben" als vollwertige, strukturierte Aufgabe angelegt. Das Webformular können Sie auf verschiedene Art und Weise einbetten.
Umstellung auf das neue Webformular
Allthings ersetzt das bisherige Webformular schrittweise durch ein neues, eigenes Webformular. Die Umstellung erfolgt pro Unternehmen.
Wann wird mein Webformular umgestellt?
Ihr Customer Success Team oder Key-Account-Management informiert Sie, wann Ihr Webformular umgestellt wird. Bis dahin bleibt Ihr bestehendes Webformular unverändert in Betrieb, und Sie müssen nichts tun.
Was ändert sich mit dem neuen Webformular?
- Neuer Link: Mit der Umstellung erhalten Sie eine neue URL für das Webformular. Ersetzen Sie die bisherige URL überall, wo Sie das Webformular eingebunden haben: im Link, im Button, in der Subdomain-Weiterleitung und im QR-Code.
- Ablauf für Bewohnende: Bewohnende wählen ihr Anliegen Schritt für Schritt über Bildkacheln aus, zum Beispiel „Schaden melden“ → „Wohnung“ → „Küche“. Oben im Formular sehen sie jederzeit eine Zusammenfassung ihrer bisherigen Auswahl und können mit „Zurück“ Angaben korrigieren. Zum Schluss geben sie ihre persönlichen Daten und ihre Kontaktpräferenz an.
- Gestaltung nach Ihren Wünschen: Farben, Logo und die angebotenen Kategorien können an Ihr Unternehmen angepasst werden. Wenden Sie sich dafür an Ihr Customer Success Team oder Key-Account-Management.
Was bleibt gleich?
- Jede Einreichung wird weiterhin als strukturierte Aufgabe im Bereich "Aufgaben" angelegt.
- Kann einer Aufgabe kein Standort zugeordnet werden, weisen Sie den Standort wie bisher über „Standort ändern“ zu.
Einrichtung
Um das Webformular Ihren Bewohnenden und der Eigentümerschaft zur Verfügung stellen zu können, benötigen Sie eine spezifische URL. Diese finden Sie in der entsprechenden Dashboard-Karte in Ihrem Allthings Cockpit.
Voraussetzungen
Voraussetzung: Allthings richtet den Webform-Konnektor für Ihr Unternehmen ein.
→ Kontaktieren Sie dafür Ihr Customer Success Team oder Key-Account-Management.
Wichtig: Sollten Liegenschaften von mehreren Unternehmen verwaltet werden, benötigen Sie die entsprechende Dashboard-Karte des relevanten Unternehmens, um die Anfrage der Bewohnenden korrekt im Bereich "Aufgaben" zuordnen zu können.
Möglichkeiten zur Implementierung
Folgende Wege gibt es, das Webformular auf Ihrer Website zu implementieren:
Einbau eines Links
Bauen Sie die von Allthings gelieferte URL als Link innerhalb einer bestehenden Seite oder in einem Menüpunkt ein. Dieser Link kann entweder direkt oder als Pop-up geöffnet werden.
Achtung: Es gibt Bewohnende, die einen Pop-up-Blocker installiert haben.
Einbau eines Buttons
Erstellen Sie auf einer bestehenden Seite einen Button und fügen Sie diesem die in der Dashboard-Karte ersichtliche URL hinzu. Der Link kann entweder direkt in einem Tab oder als Pop-up geöffnet werden.
Achtung: Es könnte sein, dass Bewohnende einen Pop-up-Blocker installiert haben.
Subdomain einrichten
Lassen Sie beim Domain-Provider eine Subdomain einrichten (z. B. service.verwaltungxyz.com) und verweisen Sie diese Subdomain direkt auf die in der Dashboard-Karte ersichtliche URL.
Webformular als QR-Code darstellen
Lassen Sie einen QR-Code erstellen und hinterlegen Sie die in der Dashboard-Karte ersichtliche URL. Diesen QR-Code können Sie dann beispielsweise auf einem Plakat innerhalb einer Liegenschaft platzieren. Bewohnende können diesen QR-Code mit dem Smartphone scannen und werden direkt zum Webformular weitergeleitet.
Darstellung von Webformular-Anfragen im Bereich "Aufgaben"
Sobald eine Anfrage über das Webformular eingeht, wird sie im Bereich "Aufgaben" als strukturierte Aufgabe angelegt. In der Nachricht sehen Sie alle Fragen des Webformulars, jeweils mit der Antwort in Fettschrift. Hochgeladene Bilder werden mit ihrem Dateinamen angezeigt.
Alle hochgeladenen Bilder finden Sie zusätzlich in der Aufgabe unter Anhänge. Dort können Sie sie öffnen und herunterladen.
Häufige Fragen & Fehlerbehebung
Warum wird mir kein Inhalt in der Aufgabe angezeigt und wie gehe ich weiter vor?
Es kann vorkommen, dass das System einer Aufgabe keinen spezifischen Standort zuweisen kann. In diesem Fall wird die Aufgabe der gesamten App zugeordnet, sodass alle Teammitglieder über den Eingang der Aufgabe informiert werden.
Bitte informieren Sie Ihre zuständige App-Administrierende Person darüber, dass sie die Aufgabe einem spezifischen Standort zuordnet. Anschliessend können Sie die Aufgabe bearbeiten, wenn es unter Ihren Zuständigkeitsbereich fällt.
Wie ordne ich die Aufgabe einem spezifischen Standort zu?
Voraussetzung: Sie benötigen eine Berechtigung für die Aufgabenverwaltung innerhalb des Konnektor-Bereichs. Aufgaben aus dem Webformular sind für alle Teammitglieder Ihres Unternehmens zugänglich, die die Aufgabe in der Aufgabenübersicht sehen – auch app-übergreifend.
- Öffnen Sie das Allthings Cockpit → Aufgaben.
- Suchen und öffnen Sie die relevante Aufgabe.
- Klicken Sie auf "Standort ändern", um den entsprechenden Standort zuzuweisen.
Wählen Sie dabei einen Standort und optional eine anfragende Person aus, wird diese Person als anfragende Person der Aufgabe gesetzt. Die ursprünglich unbekannte Person bleibt als involvierte Person an der Aufgabe erhalten – die beiden werden nicht zusammengeführt.