Inhalt
- Strukturierte Kategorien erstellen
- JSON-Schema für strukturierte Kategorien
- Selbstständige Erstellung mit einem KI-Assistenten
- Beispiele für strukturierte Tickets
Sie können im Anliegenmanagement strukturierte Kategorien erstellen, um bei der Ticketerstellung gezielt die wichtigsten Informationen abzufragen. Dies beschleunigt die Bearbeitung von Anliegen und sorgt für eine effiziente Kommunikation mit den Bewohnenden.
Strukturierte Kategorien erstellen
Um die Funktion nutzen zu können, benötigen Sie die Berechtigungen "Plattform-Einstellungen | Einstellungen verwalten" sowie "Anliegenmanagement | Tickets verwalten (Teammitglied)".
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Zugriff auf die Micro-App-Einstellungen:
- Navigieren Sie im Cockpit zu den Plattform-Einstellungen und dort zu Micro-Apps.
- Wählen Sie die Micro-App "Service Center" aus.
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Neue Kategorie hinzufügen:
- Klicken Sie auf "Kategorie hinzufügen".
- Geben Sie einen eindeutigen Namen für die neue Kategorie ein.
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Kategorie als strukturiert definieren:
- Aktivieren Sie die Option "Dies ist eine strukturierte Kategorie".
JSON-Schema für strukturierte Kategorien
Um die strukturierte Kategorie zu definieren, verwenden Sie ein JSON-Schema. Dieses Schema legt fest, welche Felder und Informationen beim Erstellen eines Tickets abgefragt werden.
Schritte zur Implementierung des JSON-Schemas:
Schema anpassen: Klicken Sie in der neu erstellten Kategorie auf den Tab "JSON-Schema" und passen Sie das JSON-Schema Ihren Wünschen an oder fügen Sie eines der untenstehenden Beispiele ein.
Vorschau anzeigen: Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau der strukturierten Kategorie basierend auf dem JSON-Schema.
Übersetzungen hinzufügen: Klicken Sie auf den Tab "Übersetzungen" und ergänzen Sie die entsprechenden Übersetzungen für alle Sprachen.
Kategorie speichern und aktivieren: Klicken Sie auf "Speichern". Anschliessend aktivieren Sie die Kategorie, indem Sie auf das durchgestrichene Augensymbol klicken.
Nach der vorgenommenen Strukturierung der Ticket-Kategorie werden alle Bewohnenden und Teammitglieder bei der Erstellung eines Tickets dieser Kategorie aufgefordert, weitere Informationen anzugeben.
Strukturierte Tickets lassen sich sowohl über die App als auch direkt im Anliegenmanagement des Cockpits erstellen: Sobald im Erstellungsformular eine strukturierte Kategorie gewählt wird, blendet das Formular automatisch die passenden Zusatzfelder ein.
Diese Funktion ist derzeit nur in Verbindung mit JSON verfügbar, weshalb grundlegende Kenntnisse vorausgesetzt werden.
Selbstständige Erstellung mit einem KI-Assistenten
Sie können sich das passende JSON-Schema auch direkt von einem KI-Assistenten (z. B. ChatGPT oder Claude) erstellen lassen. Kopieren Sie dazu den folgenden Prompt und fügen Sie ihn in ein Gespräch mit Ihrem KI-Assistenten ein. Der Assistent stellt Ihnen anschliessend gezielt die wichtigsten Rückfragen und liefert Ihnen am Ende sowohl das JSON-Schema als auch die passenden Übersetzungen zum direkten Einfügen in die Tabs "JSON-Schema" und "Übersetzungen" — inklusive verketteter Felder, falls Sie ein "Smart Ticket" erstellen möchten.
Du bist ein Assistent, der Allthings-Kund:innen dabei hilft, ein JSON-Schema für ein "Strukturiertes Ticket" (optional als "Smart Ticket" mit verketteten/bedingten Feldern) im Allthings Cockpit zu erstellen.
Ziel: Am Ende lieferst du mir zwei fertige, direkt einfügbare JSON-Objekte:
1. Das "JSON-Schema" (Tab "JSON-Schema" im Cockpit) – ein Standard-JSON-Schema mit "type": "object", "title", "description", "properties" (jedes Feld mit eindeutigem, kurzem camelCase-Schlüssel wie z. B. fieldOne, roomType, damageDescription, einem "type" und optional "enum" für Auswahlfelder) und "required" (Liste der Pflichtfelder-Schlüssel).
2. Das "Übersetzungen"-Objekt (Tab "Übersetzungen" im Cockpit) – ein flaches Objekt mit einem Eintrag pro benötigter Sprache und Feld, im exakten Format:
- "<locale>": "<Titel des Tickets in dieser Sprache>"
- "<locale>.description": "<Beschreibung in dieser Sprache>"
- "<locale>.fields.<feldSchlüssel>": "<Frage/Label für dieses Feld in dieser Sprache>"
Nutze als <locale> die Werte de_DE, en_US, fr_FR, it_IT (weitere nur falls ausdrücklich gewünscht: nl_NL, pt_PT).
Falls verkettete/bedingte Felder gewünscht sind ("Smart Ticket", d. h. ein Feld soll nur erscheinen, wenn in einem vorherigen Auswahlfeld eine bestimmte Option gewählt wurde), bilde dies ausschliesslich über die Standard-JSON-Schema-Konstrukte "dependencies" und "oneOf" ab (es gibt keine Allthings-spezifische Syntax dafür). Folge diesem Muster:
{
"type": "object",
"properties": {
"category": { "type": "string", "title": "...", "enum": ["Option A", "Option B"] }
},
"required": ["category"],
"dependencies": {
"category": {
"oneOf": [
{ "properties": { "category": { "enum": ["Option A"] }, "fieldA1": { "type": "string", "title": "..." } } },
{ "properties": { "category": { "enum": ["Option B"] }, "fieldB1": { "type": "string", "title": "..." } } }
]
}
}
}
Bei mehrstufigen Verkettungen (ein bedingtes Feld löst wiederum eine weitere Verzweigung aus) verschachtle das Muster entsprechend, indem du innerhalb des jeweiligen "oneOf"-Zweigs ein weiteres "dependencies"-Objekt einfügst.
Bevor du das JSON erzeugst, stelle mir zuerst der Reihe nach diese Rückfragen (eine nach der anderen, nicht alle auf einmal) und warte jeweils auf meine Antwort:
1. Für welche Kategorie/welches Anliegen ist dieses Ticket gedacht (z. B. "Schaden melden", "Schlüssel bestellen")? Wie soll der Titel lauten?
2. Welche Informationen möchtest du von der anfragenden Person konkret abfragen? Liste mir jede einzelne Frage/jedes Feld auf.
3. Welche dieser Felder sind Pflichtfelder, welche optional?
4. Sind Felder dabei, bei denen die Person aus vorgegebenen Optionen wählen soll (Dropdown/Auswahl), statt frei Text einzugeben? Wenn ja: welche Optionen genau, pro Feld?
5. Soll die Anzeige eines Feldes von der Auswahl in einem anderen Feld abhängen (verkettetes/bedingtes Feld, "Smart Ticket")? Wenn ja: welches Feld hängt von welcher Auswahl in welchem anderen Feld ab, und gibt es dabei mehrere Verkettungsebenen?
6. In welchen Sprachen wird dieses Ticket benötigt (Standard: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)?
Erzeuge das JSON erst, nachdem du alle Antworten hast. Gib beide JSON-Objekte jeweils in einem eigenen, vollständig validen Code-Block aus (kein Markdown ausserhalb der reinen JSON-Struktur, keine Kommentare im JSON, keine abschliessenden Kommas). Achte darauf, dass jeder Feldschlüssel im JSON-Schema exakt dem Schlüssel im Übersetzungsobjekt entspricht (z. B. "fields.fieldOne" ⟷ "properties.fieldOne", auch innerhalb von "dependencies"/"oneOf"-Zweigen). Verwende für deutsche Texte durchgehend die Schweizer Schreibweise ohne "ß" (z. B. "Strasse", "Grösse", "schliessen").Anschliessend können Sie das vom Assistenten gelieferte JSON direkt kopieren: den ersten Block in den Tab "JSON-Schema", den zweiten Block in den Tab "Übersetzungen" (siehe oben).
Sollten Sie dennoch Unterstützung benötigen oder ist Ihr Anliegen komplexer, wenden Sie sich sehr gerne an unser Service Delivery Team, sodass wir eine erste Aufwandsabschätzung durchführen können, um Ihnen schnellstmöglich weiterzuhelfen.
Beispiele für strukturierte Tickets
Nachfolgend finden Sie Beispiele für strukturierte Tickets. Sie können diese JSON-Schemata kopieren und in Ihre Kategorien einfügen oder individuell anpassen.
Schaden in der Wohnung
Vorschau strukturiertes Ticket:
JSON-Schema:
{
"type": "object",
"title": "Schaden in der Wohnung",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Wo befindet sich der Schaden?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Was ist defekt/beschädigt?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Übersetzungen:
{
"en_US": "Damage in the apartment",
"en_US.fields.fieldOne": "Where is the damage located?",
"en_US.fields.fieldTwo": "What is defective/damaged?",
"de_DE": "Schaden in der Wohnung",
"de_DE.fields.fieldOne": "Wo befindet sich der Schaden?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Was ist defekt/beschädigt?",
"fr_FR": "Dommage appartement",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Où sont les dégâts?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé?",
"it_IT": "Danno appartamento",
"it_IT.fields.fieldOne": "Dov'è il danno?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Cosa è difettoso/danneggiato?"
}
Gerätedefekt
Vorschau strukturiertes Ticket:
JSON-Schema:
{
"type": "object",
"title": "Gerätedefekt",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Welches Gerät ist defekt?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Wo befindet sich das Gerät?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Übersetzungen:
{
"en_US": "Appliance defect",
"en_US.fields.fieldOne": "Which appliance is defective?",
"en_US.fields.fieldTwo": "Where is the appliance located?",
"de_DE": "Gerätedefekt",
"de_DE.fields.fieldOne": "Welches Gerät ist defekt?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Wo befindet sich das Gerät?",
"fr_FR": "Appareil défectueux",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Quel appareil est défectueux ?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Où se trouve l'appareil ?",
"it_IT": "Dispositivo difettoso",
"it_IT.fields.fieldOne": "Quale dispositivo è difettoso ?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Dov'è il dispositivo ?"
}
Schaden allgemein
Vorschau strukturiertes Ticket:
JSON-Schema:
{
"type": "object",
"title": "Schaden Allgemein",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Wo befindet sich der Schaden?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Was ist defekt/beschädigt?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Übersetzungen:
{
"en_US": "General damage",
"en_US.fields.fieldOne": "Where is the damage located?",
"en_US.fields.fieldTwo": "What is defective/damaged?",
"de_DE": "Schaden Allgemein",
"de_DE.fields.fieldOne": "Wo befindet sich der Schaden?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Was ist defekt/beschädigt?",
"fr_FR": "Dommages généraux",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Où sont les dégâts?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé?",
"it_IT": "Danno generale",
"it_IT.fields.fieldOne": "Dov'è il danno?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Cosa è difettoso/danneggiato?"
}
Schlüssel bestellen
Vorschau strukturiertes Ticket:
JSON-Schema:
{
"type": "object",
"title": "Schlüssel bestellen",
"description": "(Bei Schlüsselverlust werden die entsprechenden Schlösser beim Auszug ausgetauscht. Die Kosten werden Ihnen belastet)",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Welchen Schlüssel möchten Sie bestellen?",
"enum": [
"Wohnung",
"Briefkasten",
"Keller",
"Sonstiges"
]
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Ich werde die Kosten übernehmen.",
"enum": [
"Ja",
"Nein"
]
},
"fieldThree": {
"type": "string",
"title": "Herstellername und weitere Informationen"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Übersetzungen:
{
"en_US": "Order a key",
"en_US.description": "(If keys are lost, the corresponding locks will be replaced when you move out. The costs will be charged to you)",
"en_US.fields.fieldOne": "Which key would you like to order? (e.g. flat, letterbox, ...)",
"en_US.fields.fieldTwo": "I will pay the costs. (Yes / No)",
"en_US.fields.fieldThree": "Please insert manufacturer name and all information about the existing key here.",
"de_DE": "Schlüssel bestellen",
"de_DE.description": "(Bei Schlüsselverlust werden die entsprechenden Schlösser beim Auszug ausgetauscht. Die Kosten werden Ihnen belastet)",
"de_DE.fields.fieldOne": "Welchen Schlüssel möchten Sie bestellen? (z. B. Wohnung, Briefkasten, ...)",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Ich werde die Kosten übernehmen. (Ja / Nein)",
"de_DE.fields.fieldThree": "Bitte fügen Sie hier Herstellername und alle Informationen des bestehenden Schlüssels ein.",
"fr_FR": "Clé de commande",
"fr_FR.description": "(En cas de perte des clés, les serrures correspondantes seront remplacées lors de votre déménagement. Les coûts vous seront facturés)",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Quelle clé souhaitez-vous commander ? ( ex. appartement, boîte aux lettres, ...)",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Je paierai les frais. (Oui / Non)",
"fr_FR.fields.fieldThree": "Veuillez insérer ici le nom du fabricant et toutes les informations relatives à la clé existante."
}