Contenu
- Qu'est-ce que la « Réception d'e-mails » ?
- Configuration
- Transférer les pièces jointes des e-mails
- Adresses e-mail adressables vs. non adressables
- Questions fréquentes et dépannage
Qu'est-ce que la « Réception d'e-mails » ?
La « Réception d'e-mails » vous permet de transférer des demandes de votre boîte de réception directement dans l'espace « Tâches » et de les y traiter. Cela simplifie considérablement la saisie et le traitement des demandes. Vous conservez ainsi une vue d'ensemble centralisée de tous les processus et de l'ensemble de la communication.
Les demandes transférées par e-mail sont automatiquement créées sous forme de tâche dans l'espace « Tâches ». La fonctionnalité repose sur la solution Marketplace « Omnichannel-2-Ticket » et est activée par défaut pour votre application.
Configuration
Pour utiliser la « Réception d'e-mails », vous avez besoin d'une adresse e-mail de transfert spécifique. Vous la trouverez sur la carte de tableau de bord correspondante dans votre Allthings Cockpit.
Conditions requises
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Attribution du droit « Dashboard <nom de la solution> Agent » (par ex. « Dashboard Omnichannel2ticket Agent ») par la personne qui gère les droits au sein de votre entreprise. Ce droit est créé automatiquement pour chaque connecteur installé et n'est généralement attribuable qu'à des personnes disposant de droits étendus.
- Si la fonctionnalité est exceptionnellement désactivée pour votre entreprise, veuillez contacter votre équipe Customer Success ou le support Allthings.
Important : si des complexes immobiliers sont gérés par plusieurs entreprises, vous avez besoin de la carte de tableau de bord ou de l'adresse e-mail de transfert correspondant à l'entreprise concernée afin d'attribuer correctement la demande des résident(e)s dans l'espace « Tâches ».
Recommandation : les adresses e-mail de transfert étant très longues, nous vous recommandons de créer une nouvelle adresse e-mail sous votre propre domaine. Vous devriez également configurer, dans cette boîte de réception, un transfert vers l'adresse e-mail de transfert. Vous trouverez des instructions détaillées pour configurer un transfert pour Gmail, Microsoft Exchange et Office 365.
Transférer les pièces jointes des e-mails
Attention : veuillez noter que les pièces jointes des e-mails peuvent être perdues lors du transfert, et que les pièces jointes des e-mails situés plus bas dans le fil de discussion ne sont pas non plus prises en compte.
Voici comment transférer avec succès des fichiers joints :
- Téléchargez les fichiers joints depuis l'e-mail d'origine.
- Joignez les fichiers téléchargés à l'e-mail de transfert.
Adresses e-mail adressables vs. non adressables
La « Réception d'e-mails » vous permet de couvrir presque toutes les demandes entrantes en un seul endroit.
Résident(e)s adressables
- La tâche est automatiquement attribuée au compte adressable.
- Les résident(e)s retrouvent ainsi toutes leurs demandes dans l'application Allthings.
Résident(e)s non adressables
- Un accusé de réception automatique est envoyé à l'adresse e-mail anonyme, signalant à la personne concernée que sa demande a été transmise et est en cours de traitement.
- La tâche est attribuée à une adresse e-mail anonyme, l'adresse e-mail n'étant pas adressable.
→ Ces tâches vous sont affichées sous un filtre dédié (« Résident(e)s non adressables »). - Si la personne concernée est déjà adressable sous une autre adresse e-mail, la tâche peut être attribuée manuellement via le bouton « Modifier l'emplacement ». L'adresse e-mail anonyme reste conservée sur la tâche en tant que personne impliquée.
Questions fréquentes et dépannage
Pourquoi aucun contenu ne s'affiche-t-il dans la tâche, et comment procéder ?
Il peut arriver que le système ne parvienne pas à attribuer un emplacement spécifique à une tâche. Dans ce cas, la tâche est attribuée à l'ensemble de l'application, de sorte que tous les membres de l'équipe soient informés de sa réception.
Veuillez informer la personne administratrice de l'application responsable afin qu'elle attribue la tâche à un emplacement spécifique. Vous pourrez ensuite traiter la tâche dès qu'elle relèvera de votre domaine de responsabilité.
Comment attribuer la tâche à un emplacement spécifique ?
Condition requise : vous avez besoin d'un droit de gestion des tâches au sein de la zone du connecteur. Les tâches issues de la réception d'e-mails sont accessibles à tous les membres de l'équipe de votre entreprise qui voient la tâche dans l'aperçu des tâches – même au-delà de l'application concernée.
- Ouvrez Allthings Cockpit → Tâches.
- Recherchez et ouvrez la tâche concernée.
- Cliquez sur « Modifier l'emplacement » pour attribuer l'emplacement correspondant.
Si vous sélectionnez un emplacement et, en option, une personne demandeuse, celle-ci est définie comme personne demandeuse de la tâche. La personne initialement inconnue (adresse e-mail ou numéro de téléphone) reste conservée sur la tâche en tant que personne impliquée – les deux ne sont pas fusionnées.