Contenu
- Recherche générale de tâches
- Filtres de colonne directement au-dessus du tableau
- Créer et gérer des filtres personnalisés
- Replier et déplier le menu des filtres
- Comment personnaliser le menu des filtres ?
- Tâches de mes complexes immobiliers
- Filtrer par type (Bêta)
Dans la rubrique Tâches d'Allthings Cockpit, plusieurs fonctionnalités sont à votre disposition pour rechercher et filtrer efficacement les tâches. Cela facilite considérablement la gestion et le traitement des demandes.
Recherche générale de tâches
Utilisez la barre de recherche centrale en haut de l'écran dans Cockpit pour effectuer une recherche plein texte complète. La recherche intégrée vous permet également de combiner plusieurs termes de recherche (par exemple le nom de la personne demandeuse avec un mot significatif du titre de la tâche).
Le système parcourt de manière flexible les champs de données suivants : numéro de tâche, personne demandeuse, adresse du complexe immobilier, numéro d'unité, titre, mots-clés ainsi que le texte du message. Les commentaires (y compris les commentaires internes), les personnes assignées et les parties impliquées sont également inclus dans la recherche, pour autant que ces données soient renseignées.
Comment utiliser la recherche de tâches étape par étape :
- Activer le champ de recherche : cliquez tout en haut de Cockpit sur la barre de recherche centrale intitulée « Rechercher dans les tâches… ».
- Saisir un terme de recherche et utiliser l'aperçu rapide : commencez à taper. Dès que vous avez saisi exactement trois caractères, un menu déroulant s'ouvre automatiquement avec un aperçu rapide des trois premiers résultats correspondants.
- Ouvrir la page de résultats complète : appuyez sur la touche ENTRÉE pour afficher la liste complète des résultats sur une page d'aperçu dédiée.
- Étendre la recherche aux dossiers fermés et archivés : par défaut, la page de résultats ne liste que les tâches ouvertes des complexes immobiliers non archivés. Sur la page de résultats, cliquez sur « Afficher les tâches fermées » pour afficher également les tâches fermées ainsi que les tâches provenant d'unités, de bâtiments ou de complexes immobiliers déjà archivés.
- Revenir à l'affichage du tableau : cliquez sur la flèche de retour à gauche des résultats de recherche pour quitter la recherche et revenir au tableau standard de la rubrique Tâches.
Filtres de colonne directement au-dessus du tableau
Vous pouvez filtrer les tâches selon des colonnes individuelles directement dans le tableau, sans enregistrer durablement un filtre :
- Ouvrir le filtre : dans l'en-tête de colonne, cliquez sur l'icône de menu (trois points) et sélectionnez Filtrer.
- Choisir une colonne : dans le champ Colonnes, sélectionnez la colonne souhaitée, par exemple statut, emplacement ou échéance.
- Définir un opérateur et une valeur : choisissez un opérateur et saisissez le terme recherché ou une date dans le champ Valeur.
- Ajouter d'autres filtres : utilisez Ajouter un filtre pour combiner plusieurs filtres de colonne.
- Supprimer des filtres : supprimez un filtre individuel via le × de la ligne correspondante, ou tous les filtres à la fois via Tout supprimer.
Exemple échéance : pour afficher toutes les tâches en retard, sélectionnez la colonne Échéance, l'opérateur est avant et la date du jour.
Bon à savoir : les filtres de colonne et le tri restent actifs jusqu'à ce que vous les supprimiez, même après avoir rechargé la page et dans toutes les vues (p. ex. Non assignés, Toutes les tâches). Si une vue affiche moins de tâches que le nombre indiqué dans la barre latérale, un filtre de colonne est probablement encore actif ; vous le reconnaissez à l'icône de filtre dans l'en-tête de colonne. Les filtres de colonne ne sont pas enregistrés comme filtre personnalisé dans la barre latérale.
Créer et gérer des filtres personnalisés
Dans la section Filtres personnalisés de la barre latérale gauche, vous créez des listes de filtres personnelles enregistrées durablement. Les paramètres du filtre s'ouvrent dans un panneau latéral à droite, de sorte que le tableau des tâches conserve toute sa largeur. Les filtres personnalisés ne sont visibles que par vous.
Comment créer un filtre personnalisé ?
- Dans la section Filtres personnalisés, cliquez sur « Nouveau filtre » (icône plus). Le panneau latéral « Créer un nouveau filtre » s'ouvre.
- Sélectionnez vos critères : « Responsable », « Demandeur », « Complexe immobilier », « Emplacement », « Statut », « Type » (Bêta), « Catégorie », « Étiquettes » et « Échéance ». Plusieurs valeurs au sein d'un même critère s'additionnent, tandis que des critères différents doivent tous être remplis. Pour l'échéance, sélectionnez En retard (la date est passée) et/ou Échéance aujourd'hui ou demain. Les tâches fermées n'apparaissent jamais dans ces deux filtres.
- Saisissez un nom dans le champ « Nom du filtre » et cliquez sur « Enregistrer ». Le filtre apparaît avec son nombre de résultats dans la section Filtres personnalisés.
Comment modifier ou supprimer un filtre personnalisé ?
Ouvrez le filtre et cliquez sur « Modifier le filtre personnalisé » au-dessus du tableau. Dans le panneau latéral, adaptez le nom et les critères, puis cliquez sur « Enregistrer ». Pour supprimer le filtre, cliquez sur « Supprimer », puis sur « Confirmer ».
Replier et déplier le menu des filtres
La barre latérale gauche, avec les aperçus système prédéfinis et vos filtres personnalisés, peut être repliée si nécessaire. Pour cela, cliquez sur la flèche à côté du titre Tâches. Le tableau gagne ainsi en largeur et vous voyez plus de colonnes en un coup d'œil. Cliquez de nouveau sur la flèche pour déplier le menu des filtres.
Comment personnaliser le menu des filtres ?
Via Modifier le menu en bas de la barre latérale gauche, vous personnalisez le menu des filtres pour votre propre compte. Les autres membres de l'équipe ne sont pas concernés.
- Afficher ou masquer : cliquez sur l'icône en forme d'œil à côté d'un filtre ou d'une section.
- Modifier l'ordre : faites glisser les sections ou les filtres par la poignée à gauche jusqu'à la position souhaitée. Les filtres ne peuvent être déplacés qu'au sein de leur section.
- Renommer : remplacez le titre Filtres personnalisés. Les autres sections ne peuvent pas être renommées.
- Afficher le nombre de tâches : affichez ou masquez les chiffres à côté des filtres à l'aide de l'interrupteur.
Cliquez ensuite sur Enregistrer. Si vous quittez le mode de modification sans enregistrer, Cockpit vous demande si vous souhaitez abandonner vos modifications. Rétablir les paramètres par défaut restaure l'affichage d'origine après confirmation. Vos filtres personnalisés sont conservés.
Tâches de mes complexes immobiliers
Si vous avez attribué à un membre de l'équipe au moins un rôle administratif ou de gestion pour un complexe immobilier via la gestion des rôles, ce membre reçoit automatiquement un aperçu système prédéfini dans la rubrique Tâches. Sous « Tâches de mes complexes immobiliers », nous listons de manière structurée, pour ce membre de l'équipe, toutes les tâches des complexes immobiliers pour lesquels ce membre dispose explicitement des droits. Cela garantit une vue d'ensemble rapide et basée sur les rôles, et facilite grandement la gestion parallèle de plusieurs portefeuilles immobiliers.
En combinant habilement la recherche globale et les filtres individuels, vous pilotez vos tâches avec une efficacité maximale et garantissez un traitement rapide et complet de toutes les demandes.
Filtrer par type (Bêta)
Bêta : les tâches internes ne sont actuellement activées que pour certaines gérances.
Si la fonctionnalité est activée pour votre gérance, vous pouvez filtrer les tâches par Type pour n'afficher que les « Demandes de résident(e) » ou que les « Tâches internes ». Pour cela, sélectionnez le critère « Type » dans le panneau latéral « Créer un nouveau filtre ». Vous pouvez par exemple créer un filtre personnalisé pour toutes les tâches internes dont l'échéance est aujourd'hui ou demain. Dans la recherche générale de tâches, les tâches internes sont en outre signalées par un cadenas et la mention « Tâche interne ». Pour en savoir plus, consultez l'article Tâches internes (Bêta).