Contenu
- Introduction
- Traitement efficace des tâches
- Définir une absence
- Fonctionnalités et paramètres utiles
- Intégration de solutions partenaires
Introduction
Un traitement structuré et efficace des tâches est essentiel pour un déroulement fluide de la gestion des tâches. En appliquant de bonnes pratiques, vous pouvez optimiser vos processus internes et augmenter la satisfaction de vos résident(e)s.
Traitement efficace des tâches
- Délais de réponse rapides : efforcez-vous de traiter rapidement les tâches entrantes afin de garantir la satisfaction des résident(e)s. Gardez toujours un œil sur le statut dans l'aperçu.
- Communication claire : utilisez la fonction de commentaire pour communiquer de manière transparente avec les personnes demandeuses. Tenez-les au courant de l'avancement de leur demande.
- Priorisation : évaluez l'urgence des tâches et priorisez-les en conséquence afin de traiter en premier les demandes importantes.
- Documentation : utilisez les commentaires internes pour consigner toutes les étapes et décisions dans la tâche, afin de garantir un suivi et une transmission sans faille.
- Recueillir des retours : une fois la demande entièrement traitée, demandez à la personne demandeuse un retour sur votre service.
Définir une absence
Pour garantir que les tâches continuent d'être traitées efficacement pendant votre absence, vous pouvez définir une absence avec une personne remplaçante sous Compte & Paramètres.
Étapes pour définir une absence :
- Ouvrir Compte & Paramètres : cliquez sur votre photo de profil ou votre nom pour accéder à Compte & Paramètres, puis rendez-vous dans la section « Absence ».
- Définir la période : indiquez la période de votre absence (du/au).
- Définir une personne remplaçante : dans le champ « Transférer les e-mails à », sélectionnez un membre de l'équipe qui reprendra vos tâches pendant votre absence.
- Enregistrer : l'enregistrement active immédiatement l'absence – aucun interrupteur d'activation séparé n'est nécessaire.
Fonctionnalités et paramètres utiles
- Gestion des catégories : la création de catégories spécifiques permet d'attribuer et de traiter les tâches plus efficacement. Vous trouverez un guide ici.
- Attribution automatique des nouvelles tâches : mettez en place des règles pour attribuer automatiquement les nouvelles tâches aux personnes ou aux équipes responsables. Plus d'informations ici.
- Omnichannel | Formulaire web : permettez aux résident(e)s de saisir des demandes via un formulaire web, qui apparaissent directement sous forme de tâches dans Cockpit. Détails ici.
- Omnichannel | Réception d'e-mails : les e-mails entrants peuvent être automatiquement convertis en tâches afin de traiter les demandes directement dans la rubrique Tâches. Détails ici.
- Catégories de demandes mises en avant et structurées : les catégories de demandes mises en avant apparaissent tout en haut dans l'application, ce qui permet aux résident(e)s de classer plus rapidement leur demande, tandis que les catégories de demandes structurées optimisent la saisie des données grâce à des champs de formulaire fixes et permettent un traitement plus précis.
En appliquant ces bonnes pratiques et en utilisant les fonctionnalités mentionnées, vous pouvez améliorer considérablement l'efficacité et la qualité de votre traitement des tâches.
Intégration de solutions partenaires
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Consultez le Allthings Marketplace pour un aperçu de toutes les solutions disponibles, ou contactez votre personne de contact Allthings pour plus d'informations.