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Quand faut-il créer une tâche ?
Une tâche est créée pour enregistrer une demande ou un problème qui n'a pas déjà été saisi via les sources Réception d'e-mails ou Formulaire web, ni signalé par les résident(e)s dans l'application.
En voici des exemples :
- Signalements téléphoniques : une personne résidente appelle pour signaler un défaut ou une demande.
- Entretiens en personne : un problème est évoqué lors d'un rendez-vous sur place.
- Demandes internes : un membre de l'équipe souhaite documenter un problème interne.
Étapes pour créer une tâche
Ouvrir le formulaire de création : dans la rubrique « Tâches », cliquez en haut à droite sur le bouton « + » pour créer une nouvelle tâche.
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Saisir les détails de la tâche :
- Personne demandeuse : indiquez le nom de la personne résidente ou vos propres coordonnées. Si la personne n'est pas encore enregistrée, cliquez sur « Créer une tâche non adressable » et saisissez son nom ainsi qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
- Numéro de téléphone : le numéro enregistré dans le profil de la personne demandeuse est prérempli et peut être modifié. Un nouveau numéro est ajouté au profil lors de l'enregistrement de la tâche. Pour une personne résidente importée via une interface ERP et sans numéro de téléphone, une tâche liée est créée automatiquement à la place, afin que le numéro puisse être ajouté dans l'ERP.
- Emplacement : sélectionnez le complexe immobilier, le bâtiment ou l'unité auquel la tâche se rapporte.
- Catégorie : sélectionnez une catégorie adaptée à la demande. Si la catégorie est configurée comme structurée, des champs supplémentaires pour décrire la demande s'affichent juste en dessous.
- Personne responsable (facultatif) : sélectionnez dès la création le membre de l'équipe qui doit s'occuper de la demande. Laissez le champ vide si la tâche doit d'abord être créée sans personne responsable.
- Échéance (facultatif) : indiquez la date à laquelle la demande doit être traitée.
- Objet : saisissez un objet parlant pour la demande.
- Description ou commentaire interne : décrivez la demande dans l'onglet « Description » (visible pour la personne demandeuse) ou dans l'onglet « Commentaire interne » (visible uniquement pour les membres de l'équipe). Veillez à choisir le bon onglet – « Commentaire interne » est sélectionné par défaut à l'ouverture du formulaire.
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Enregistrer la tâche : cliquez sur « Enregistrer la tâche ». La tâche est créée avec le statut « En attente de la personne responsable ». Les personnes notifiées par e-mail dépendent du choix d'une personne responsable :
- Avec une personne responsable : seule cette personne reçoit un e-mail indiquant que la demande lui a été attribuée. Les autres membres de l'équipe de l'emplacement ne sont pas notifiés. Si vous vous attribuez la tâche à vous-même, aucun e-mail n'est envoyé.
- Sans personne responsable : tous les membres de l'équipe de l'emplacement qui reçoivent des notifications reçoivent un e-mail concernant la nouvelle demande – sauf si l'attribution automatique via les rôles s'applique.
Poursuivre le traitement de la tâche : ouvrez la tâche créée pour l'attribuer à une personne responsable ou à un tiers, ajuster le statut, ajouter des mots-clés ou ajouter un autre commentaire interne. Plus d'informations sur le traitement des tâches.
Créer une tâche interne (Bêta)
Bêta : les tâches internes ne sont actuellement activées que pour certaines gérances.
Pour les tâches qui ne concernent que l'équipe, le bouton « + Tâche interne (Bêta) » se trouve à côté du bouton « + ». Il ouvre la fenêtre « Créer une nouvelle tâche interne ». Les champs sont presque les mêmes que ci-dessus, à trois différences près : votre nom est indiqué automatiquement comme personne demandeuse, seules les catégories de tâches internes sont proposées et, au lieu d'une description, vous saisissez uniquement un commentaire interne. Les résident(e)s ne voient pas les tâches internes. Pour en savoir plus, consultez l'article Tâches internes (Bêta).