Tâches | Aperçu des tâches et statuts

Contenu

• Aperçu de toutes les tâches
• Personnaliser l'affichage du tableau
• Modifier et supprimer des tâches directement dans le tableau
• Statut de traitement des tâches
• Colonne « Type » (Bêta)

Aperçu de toutes les tâches

Dans la rubrique Tâches de Cockpit, vous pouvez consulter et traiter toutes les demandes entrantes. Chaque demande est enregistrée sous forme de tâche et contient toutes les informations pertinentes ainsi que son statut de traitement actuel. Utilisez la flèche à côté de Tâches pour réduire toute la barre de filtres et donner plus d'espace au tableau.

La barre latérale est organisée en trois sections repliables :

• Tâches qui m'ont été assignées : tâches pour lesquelles vous êtes vous-même la personne responsable.
  • En attente de mon intervention : tâches en attente de votre réponse ou de votre action.
  • En attente de la personne demandeuse : vos tâches en attente d'une réponse de la personne à l'origine de la demande.
  • En attente d'un tiers : vos tâches en attente d'un retour d'un tiers.
• Toutes les tâches : l'ensemble des tâches pour lesquelles vous avez les droits, quelle que soit leur attribution.
  • Non assignés : toutes les tâches qui n'ont pas encore été attribuées à une personne.
  • En attente de la personne responsable : tâches attribuées à une personne responsable mais en attente d'une réponse.
  • En attente de la personne demandeuse : tâches en attente d'une réponse de la personne à l'origine de la demande.
  • En attente d'un tiers : tâches en attente d'un retour d'un tiers.
  • Tâches ouvertes : toutes les tâches qui ne sont pas encore fermées et sont en attente d'une réponse ou d'une action.
  • Toutes les tâches : aperçu de toutes les tâches, quels que soient leur statut ou la personne attribuée.
  • Résident(e)s non adressables : tâches créées par des personnes pas encore enregistrées dans le système.
• Filtres personnalisés : vos filtres personnels enregistrés. Utilisez « Nouveau filtre » (icône plus) pour en créer un nouveau ; les filtres enregistrés apparaissent ensuite en dessous avec leur nom et leur nombre de résultats.

Chaque entrée affiche le nombre de résultats actuel à droite.

Personnaliser l'affichage du tableau

L'aperçu des tâches s'affiche sous la forme d'un tableau clair que vous pouvez adapter à vos processus de travail. Les colonnes suivantes sont disponibles :

• Statut : statut de traitement actuel de la tâche.
• Échéance : date à laquelle la tâche doit être traitée. Si aucune date n'est définie, la colonne affiche « Aucune échéance ». Les échéances dépassées sont affichées en rouge avec un triangle d'avertissement.
• Demandeur : personne ayant signalé la demande.
• Responsable : personne ou rôle actuellement responsable.
• Emplacement : complexe immobilier, bâtiment ou unité auquel la tâche se rapporte.
• Numéro de téléphone : numéro de téléphone enregistré de la personne à l'origine de la demande.
• Catégorie : catégorie attribuée.
• Objet : titre de la tâche.
• Mots-clés : mots-clés attribués pour une classification supplémentaire.
• Message : aperçu du texte du message.
• Dernière mise à jour : date de la dernière modification.

Trier les tâches

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier le tableau selon cette colonne. Par défaut, les tâches sont triées par Dernière mise à jour. Le dernier tri choisi est enregistré et reste appliqué lors de votre prochaine session. Il s'applique à toutes les vues de la rubrique Tâches.

Vous pouvez trier par Échéance dans les deux sens : l'ordre croissant affiche d'abord les dates les plus proches, l'ordre décroissant les plus lointaines. Les tâches sans échéance (« Aucune échéance ») apparaissent dans les deux cas à la fin de la liste.

Gérer les colonnes

Utilisez l'icône de menu dans l'en-tête d'une colonne pour ouvrir le menu des colonnes avec les options suivantes :

• Épingler à gauche ou Épingler à droite : fixe la colonne au bord gauche ou droit du tableau.
• Masquer la colonne : masque la colonne sélectionnée.
• Gérer les colonnes : ouvre la fenêtre « Afficher/masquer les colonnes », qui permet d'afficher ou de masquer certaines colonnes.
• Réinitialiser les paramètres : rétablit l'affichage par défaut des colonnes.

Vous pouvez également modifier l'ordre des colonnes par glisser-déposer. Votre affichage personnalisé des colonnes est enregistré et conservé lors des sessions suivantes.

Modifier et supprimer des tâches directement dans le tableau

De nombreuses modifications peuvent être effectuées sans ouvrir une tâche – directement dans la ligne de l'aperçu des tâches :

1. Sélectionner la tâche : activez la case à cocher au début de la ligne souhaitée. Le message suivant apparaît au-dessus du tableau : « Cliquez sur la ligne sélectionnée pour la modifier. ».
2. Ouvrir le mode d'édition : cliquez sur la ligne sélectionnée. La ligne passe directement en mode d'édition, sans ouvrir la vue détaillée.
3. Modifier les champs directement dans la ligne : modifiez les champs marqués d'un astérisque directement dans la ligne :
   • choisissez ou saisissez Statut, Responsable, Catégorie et Objet.
   • Modifier l'emplacement : utilisez le bouton Modifier l'emplacement pour modifier l'emplacement attribué.
   • Gérer les mots-clés : utilisez Ajouter un mot-clé pour attribuer des mots-clés ou en créer de nouveaux.
4. Enregistrer ou annuler : confirmez vos modifications avec Enregistrer ou annulez-les avec Annuler.
5. Supprimer la tâche : utilisez l'icône de corbeille au-dessus du tableau pour supprimer la tâche sélectionnée.

Si l'objet est modifié, un commentaire interne documentant cette modification est créé automatiquement. Modifiez tous les autres champs et fonctionnalités, y compris l'Échéance, comme d'habitude dans la vue détaillée.

Statut de traitement des tâches

Le statut de traitement et de mise à jour d'une tâche est représenté par des icônes colorées que vous retrouvez dans chaque liste de tâches. Les indicateurs de statut suivants existent :

• Point gris : la tâche est fermée, aucune action supplémentaire n'est requise.
• Icône marteau : la tâche attend d'être traitée par un tiers. Cette icône est toujours grise, quel que soit le temps d'attente.
• Icône sablier : la tâche attend une réponse de la personne à l'origine de la demande. Cette icône est également toujours grise, quel que soit le temps d'attente.
• Point vert : la tâche est en attente de la personne responsable et a été créée, modifiée ou mise à jour il y a moins de 2 heures.
• Point jaune : la tâche est en attente de la personne responsable et a été mise à jour pour la dernière fois il y a au moins 2 heures, mais moins de 24 heures.
• Point rouge : la tâche est en attente de la personne responsable, et la dernière mise à jour remonte à au moins 24 heures.

Le code couleur vert/jaune/rouge s'applique uniquement aux tâches ayant le statut « En attente de la personne responsable » – seul ce statut fait changer la couleur du point ; ce délai est en outre calculé uniquement les jours ouvrés (du lundi au vendredi), à l'exclusion du week-end.

Tâches affichées en gras : une tâche est affichée en gras dans l'aperçu des tâches tant qu'elle contient des messages non lus de la personne à l'origine de la demande. C'est le cas pour une nouvelle tâche, lorsque la personne à l'origine de la demande a écrit un nouveau message ou lorsqu'une tâche fermée a été rouverte. Dès qu'un membre de l'équipe ouvre la tâche, ces messages sont considérés comme lus et la tâche s'affiche de nouveau en caractères normaux. Le statut « lu » s'applique à la tâche dans son ensemble et non à chaque membre de l'équipe : dès qu'une personne de votre équipe ouvre la tâche, elle n'est plus affichée en gras pour les autres non plus.

Colonne « Type » (Bêta)

Bêta : les tâches internes ne sont actuellement activées que pour certaines gérances.

Si la fonctionnalité est activée pour votre gérance, le tableau affiche également la colonne Type. Elle indique si une tâche est une « Demande de résident(e) » ou une « Tâche interne ». Les tâches internes apparaissent dans les mêmes vues de la barre latérale que toutes les autres tâches et utilisent les mêmes statuts. Pour savoir comment filtrer par type, consultez l'article Rechercher et filtrer des tâches ; pour en savoir plus sur les tâches internes, consultez l'article Tâches internes (Bêta).