Contenu
- Introduction
- Guide dans Cockpit
- Informations dans le Centre d'aide
- Droits nécessaires
- Fonctionnalités de la gestion des tâches
- Avantages de la gestion des tâches
- Exemple de traitement d'une tâche
Introduction
La rubrique Tâches dans Allthings Cockpit est votre interface centrale pour toutes les demandes créées via le Service Center de l'application ou les sources Réception d'e-mails et Formulaire web. Elle permet un échange direct entre la gérance et les résident(e)s, chaque demande étant gérée sous forme de tâche.
Guide dans Cockpit
L'assistant de Cockpit met à votre disposition un guide qui vous familiarise avec la rubrique Tâches et vous accompagne à travers les différentes fonctionnalités. Vous pouvez lancer ce guide soit via l'assistant dans Cockpit, soit, si vous avez déjà ouvert une session dans Cockpit, via ce lien.
Informations dans le Centre d'aide
Le Centre d'aide propose des guides détaillés et des bonnes pratiques pour l'utilisation de la rubrique Tâches.
- Tâches | Bonnes pratiques
- Tâches | Aperçu des tâches et statuts
- Tâches | Rechercher et filtrer des tâches
- Tâches | Accès aux demandes via lien direct, sans connexion requise
- Tâches | Créer des tâches
- Tâches | Traiter des tâches
- Tâches | Créer et gérer des catégories
- Tâches | Modèles de réponse
- Tâches | Attribution automatique des tâches et gestion des rôles
- Tâches | Catégories de demandes structurées et mises en avant
- Tâches | Omnichannel | Formulaire web
- Tâches | Omnichannel | Réception d'e-mails
- Tâches | Imprimer ou enregistrer des tâches
Vous souhaitez savoir où les résident(e)s trouvent cette fonctionnalité dans l'application et comment elle s'affiche ?
Ces ressources vous aident à exploiter tout le potentiel de la rubrique Tâches.
Droits nécessaires
Des rôles spécifiques sont nécessaires pour accéder à la gestion des tâches et la configurer :
- Gestion des tâches | gérer les tâches (membre de l'équipe) : ce droit est indispensable pour accéder par défaut à la rubrique Tâches et traiter les tâches.
- Gestion des tâches | gérer les tâches externes : attribuez ce rôle aux membres de l'équipe de tiers externes afin de limiter leur accès aux tâches qui leur sont attribuées.
- Paramètres de la plateforme | gérer les paramètres : ce rôle est nécessaire pour adapter les catégories de demandes et créer des catégories de demandes structurées.
- Données de base | gérer les données de base : nécessaire pour accéder à la gestion des données de base, dans laquelle les rôles sont attribués à des complexes immobiliers ou des bâtiments individuels.
- Entreprises | gérer les membres de l'équipe : nécessaire pour la gestion des rôles elle-même, ainsi que pour débloquer le champ d'attribution d'un rôle dans les données de base – la base de l'attribution automatique des tâches aux personnes responsables.
Fonctionnalités de la gestion des tâches
- Gestion des tâches : toutes les demandes entrantes sont enregistrées sous forme de tâches, ce qui permet un traitement et un suivi structurés.
- Communication : le système favorise le dialogue direct entre la gérance et les résident(e)s, ce qui permet de résoudre efficacement les demandes.
- Suivi du statut : différents indicateurs de statut permettent aux membres de l'équipe comme aux personnes demandeuses de suivre à tout moment l'avancement de leurs demandes.
Avantages de la gestion des tâches
- Gain d'efficacité : la centralisation de toutes les demandes permet d'optimiser les processus et de réduire les délais de traitement.
- Transparence : la gérance comme les résident(e)s ont à tout moment une vue sur l'état actuel des demandes, ce qui renforce la confiance.
- Traçabilité : toutes les étapes et communications sont documentées, ce qui crée un historique complet pour chaque demande.
La rubrique Tâches est donc un outil indispensable pour une gestion efficace et transparente.
Exemple de traitement d'une tâche
Demande : un(e) résident(e) signale via le « Service Center » que le chauffage de son logement ne fonctionne pas.
Étape 1 – Création de la tâche : la demande est automatiquement enregistrée sous forme de tâche dans Cockpit et reçoit un numéro de tâche unique.
Étape 2 – Attribution et traitement : la tâche est attribuée au membre de l'équipe responsable, qui examine la demande et engage les mesures appropriées.
Étape 3 – Communication avec les résident(e)s : le membre de l'équipe informe la personne concernée de l'avancement du traitement et convient si nécessaire d'un rendez-vous pour la réparation.
Étape 4 – Clôture de la tâche : une fois la réparation effectuée avec succès, la tâche est marquée « Fermé » et la personne concernée reçoit une notification confirmant que sa demande a été traitée.
Cette démarche structurée garantit que les demandes sont traitées et documentées de manière efficace dans la rubrique Tâches.