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La fonctionnalité d'attribution automatique des nouvelles tâches permet une répartition efficace des tâches dans la section « Tâches ». Les nouvelles tâches peuvent être attribuées directement aux membres de l'équipe responsables, sur la base des rôles et catégories définis. Cela garantit que les demandes sont traitées rapidement par les bonnes personnes.
Gestion des rôles
La gestion des rôles vous permet d'attribuer des tâches spécifiques aux membres de l'équipe de votre gérance ou à des tiers (par ex. artisans, technicien·ne·s, conciergerie) et de les rattacher à des complexes immobiliers ou des bâtiments spécifiques. Les rôles se rapportent toujours à un complexe immobilier ou un bâtiment spécifique.
La mise en place de rôles simplifie considérablement l'attribution des tâches. Elle permet également aux résident·e·s de voir immédiatement qui est responsable des travaux en cours. Si un rôle est créé pour un tiers, indiquez-le via l'option « Ce rôle est attribué à des tiers » ; à la création d'une tâche, une mention s'affiche alors indiquant que des données personnelles seront transmises à ce tiers.
Pour accéder à la gestion des rôles, procédez comme suit :
- Ouvrez Allthings Cockpit.
- Accédez à Administration > Entreprises.
- Sélectionnez votre entreprise ou l'entreprise concernée.
- Rendez-vous dans Paramètres de la solution > Gestion des rôles.
- Créez de nouveaux rôles et attribuez-leur des catégories de tâches spécifiques. Vous pouvez aussi modifier des rôles existants.
Lors de la sélection des catégories, vos catégories de connecteurs (par ex. pour les sources réception d'e-mails, formulaire web ou assistant téléphonique IA) ainsi que les catégories de tâches internes sont également disponibles en plus des catégories de demandes. L'attribution automatique des tâches fonctionne ainsi également pour les tâches reçues via un connecteur (par exemple par e-mail, formulaire web ou téléphone) et pour les tâches internes. Vous reconnaissez les catégories de tâches internes au suffixe « (Tâche interne) ». Chaque catégorie ne peut toujours être attribuée qu'à un seul rôle.
Remarque : l'accès à la gestion des rôles nécessite le droit « Entreprises | gérer les membres de l'équipe ».
Attribuer des rôles via les données de base
Une fois les rôles configurés, ils peuvent être attribués dans les données de base :
- Ouvrez la gestion des données de base. Cela nécessite le droit « Données de base | gérer les données de base ».
- Sélectionnez un complexe immobilier ou un bâtiment.
- Attribuez un rôle à un·e membre de l'équipe responsable. Cette étape précise nécessite en plus le droit « Entreprises | gérer les membres de l'équipe » – sans ce droit, le champ d'attribution est visible mais désactivé.
- Un seul membre de l'équipe peut être défini par rôle et par complexe immobilier. Si vous attribuez le rôle à un·e autre membre de l'équipe, l'attribution précédente est remplacée automatiquement, sans avertissement séparé.
- Dès qu'une tâche est créée avec l'une de ces catégories – y compris une tâche interne –, l'attribution automatique au membre de l'équipe titulaire du rôle s'effectue désormais.
Si aucun membre de l'équipe responsable n'est défini, tous les membres de l'équipe disposant des droits pour la gestion des tâches dans ce domaine reçoivent une notification, mais la tâche n'est pas attribuée automatiquement.
Remarque : la gestion des données de base dans ce contexte nécessite également le droit « Entreprises | gérer les membres de l'équipe ».
Remarques importantes
- Attribution des catégories : une catégorie ne peut être attribuée qu'à un seul rôle ; une attribution multiple n'est pas possible.
- Attribution des rôles par complexe immobilier : un rôle ne peut être attribué qu'une seule fois par complexe immobilier. Une nouvelle attribution remplace automatiquement la personne précédente, sans confirmation séparée.
- Catégories de tâches internes désactivées : les catégories désactivées ne peuvent plus être attribuées à un rôle. Si une telle catégorie est encore attribuée à un rôle, elle est signalée par la mention « (désactivée) ». Retirez-la du rôle.
- Notifications : si aucune attribution automatique n'est possible, tous les membres de l'équipe habilités sont informés, à condition d'avoir activé les notifications.
- Tâches non adressables : les tâches provenant de certaines sources (par ex. réception d'e-mails ou formulaire web) dont la personne demandeuse ou l'unité n'a pas encore été identifiée restent d'abord non attribuées. Dès que l'attribution est effectuée, l'attribution automatique habituelle s'applique.
La mise en place correcte de ces fonctionnalités garantit que les nouvelles tâches sont attribuées de manière efficace et automatique aux membres de l'équipe responsables.