Contenu
- Que sont les modèles de réponse ?
- Comment ajouter des modèles de réponse ?
- Quels droits sont nécessaires ?
- Utiliser les modèles de réponse dans les tâches
- Avantages de l'utilisation
Que sont les modèles de réponse ?
Les modèles de réponse sont des textes prédéfinis pouvant être utilisés dans la section « Tâches » pour répondre aux demandes. Ils permettent de fournir efficacement et de manière homogène des messages fréquemment utilisés, ce qui facilite le traitement des tâches par vos membres de l'équipe.
Exemples de modèles de réponse :
- Accusés de réception pour les demandes signalées
- Informations sur des problèmes fréquents
- Indications sur la suite du traitement ou la responsabilité
Comment ajouter des modèles de réponse ?
Suivez ces étapes pour créer de nouveaux modèles de réponse ou modifier ceux existants :
- Connectez-vous à Cockpit et accédez, dans la barre de navigation de gauche, à Administration > Entreprises.
- Dans l'aperçu, sélectionnez l'entreprise pour laquelle vous souhaitez gérer les modèles de réponse.
- Cliquez ensuite sur l'onglet « Paramètres de la solution ».
- Dans la section « Modèles de réponse », vous pouvez créer de nouvelles entrées ou modifier celles existantes.
- Attribuez un titre, définissez le contenu du texte et enregistrez vos saisies.
Astuce : les modèles de réponse peuvent contenir les variables suivantes, qui sont automatiquement remplacées par les informations correspondantes : {{tenant name}} (nom du·de la demandeur·euse), {{agent name}} (nom du membre de l'équipe en charge du traitement), {{service provider name}} (nom de votre entreprise) et {{app name}} (nom de l'application). Cela permet une communication personnalisée tout en restant standardisée.
Les modèles de réponse sont ensuite disponibles dans la section « Tâches » pour tous les membres de l'équipe disposant des rôles correspondants.
Quels droits sont nécessaires ?
Pour ajouter ou modifier des modèles de réponse, vous avez besoin du rôle « Entreprises | gérer l'entreprise ». Seules les personnes disposant de ce droit voient l'aperçu des entreprises dans la zone d'administration et ont accès aux paramètres de la solution.
Si vous ne disposez pas de ce droit, veuillez contacter la personne chargée de l'administration de votre plateforme.
Utiliser les modèles de réponse dans les tâches
Une fois les modèles de réponse configurés, ils sont à votre disposition dans la section « Tâches ». Ouvrez une tâche et cliquez sur l'icône « Modèles de réponse » dans la zone de réponse. Vous pouvez alors utiliser la fonction de recherche pour trouver le modèle adapté et l'insérer en un clic.
Remarque : les collaborateur·trice·s de tiers voient ici les modèles de réponse de leur propre entreprise (externe). Si aucun modèle n'est configuré pour cette entreprise, la fonctionnalité ne s'affiche pas.
Avantages de l'utilisation
Travailler avec des modèles de réponse présente plusieurs avantages :
- Efficacité : vous n'avez pas besoin de réécrire à chaque fois les textes fréquemment utilisés.
- Cohérence : tous les membres de l'équipe utilisent les mêmes formulations.
- Qualité : une communication standardisée renforce le professionnalisme dans les échanges avec les résident·e·s.
- Évolutivité : particulièrement utile pour les grands portefeuilles ou un volume élevé de demandes quotidiennes, où une gestion structurée des modèles est très utile.