Contenu
- Créer des catégories de demandes structurées
- Schéma JSON pour les catégories de demandes structurées
- Champs de sélection et champs enchaînés
- Création autonome avec un assistant IA
- Catégories de demandes mises en avant
- Aperçu des catégories de demandes mises en avant dans l'application
- Exemples de catégories de demandes structurées
Les catégories de demandes sont les catégories que les résident(e)s sélectionnent dans l'application lors de la saisie d'une demande. Vous les gérez dans Cockpit sous Paramètres de la plateforme › Fonctionnalités › Service Center. Vous pouvez structurer les catégories de demandes, c'est-à-dire leur associer un formulaire (schéma JSON), afin de demander de manière ciblée les informations les plus importantes lors de la saisie de demandes et de la création de tâches. Vous pouvez en outre mettre en avant les catégories de demandes structurées afin qu'elles s'affichent de manière particulièrement visible dans l'application. Cela accélère le traitement des demandes et garantit une communication efficace avec les résident(e)s.
Les catégories de tâche interne, utilisées uniquement pour les tâches internes, se gèrent sous Entreprise › Paramètres des fonctionnalités. Les catégories de tâche interne peuvent elles aussi être structurées avec un formulaire et mises en avant. Cet article décrit les catégories de demandes que les résident(e)s sélectionnent dans l'application.
Créer des catégories de demandes structurées
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous avez besoin des droits « Paramètres de la plateforme | gérer les paramètres » et « Gestion des tâches | gérer les tâches (membre de l'équipe) ».
-
Accéder aux paramètres des fonctionnalités :
- Dans Cockpit, accédez aux paramètres de la plateforme puis aux fonctionnalités.
- Sélectionnez la fonctionnalité « Service Center ».
-
Ajouter une nouvelle catégorie :
- Dans la section « Catégories de demandes », cliquez sur « Ajouter une nouvelle catégorie ».
- Saisissez un nom unique pour la nouvelle catégorie.
-
Définir la catégorie comme structurée :
- Activez l'option « Catégorie structurée (avec formulaire) ».
Schéma JSON pour les catégories de demandes structurées
Pour définir la catégorie structurée, utilisez un schéma JSON. Ce schéma détermine les champs et informations demandés lors de la saisie d'une demande ou de la création d'une tâche.
Étapes pour mettre en œuvre le schéma JSON :
Adapter le schéma : dans la catégorie nouvellement créée, cliquez sur l'onglet « Schéma JSON » et adaptez le schéma JSON à vos besoins, ou collez l'un des exemples ci-dessous.
Afficher l'aperçu : à droite, vous voyez un aperçu de la catégorie structurée basé sur le schéma JSON.
Ajouter des traductions : cliquez sur l'onglet « Traductions » et complétez les traductions correspondantes pour toutes les langues.
Enregistrer et activer la catégorie : cliquez sur « Enregistrer ». Activez ensuite la catégorie en cliquant sur l'icône œil barrée.
Une fois la catégorie structurée, les résident(e)s et les membres de l'équipe doivent fournir des informations supplémentaires lors de la saisie d'une demande ou de la création d'une tâche de cette catégorie.
Les demandes et les tâches avec une catégorie structurée peuvent être créées aussi bien via l'application que directement dans l'espace « Tâches » de Cockpit : dès qu'une catégorie structurée est sélectionnée dans le formulaire de création, celui-ci affiche automatiquement les champs supplémentaires correspondants.
Cette fonctionnalité n'est actuellement disponible qu'en combinaison avec JSON, ce qui suppose des connaissances de base en la matière.
Champs de sélection et champs enchaînés
En plus des champs de texte, les catégories de demandes structurées peuvent également inclure des listes déroulantes. Celles-ci peuvent être enchaînées et combinées avec des champs de texte, ce qui permet aux résident(e)s de fournir des informations spécifiques. Vous définissez les champs enchaînés dans le schéma JSON – le plus simplement avec l'assistant IA décrit dans la section suivante.
Création autonome avec un assistant IA
Vous pouvez également faire générer le schéma JSON correspondant par un assistant IA (par ex. ChatGPT ou Claude). Copiez le prompt suivant et collez-le dans une conversation avec votre assistant IA. L'assistant vous posera ensuite les questions essentielles et vous fournira, à la fin, le schéma JSON ainsi que les traductions correspondantes, prêts à être collés directement dans les onglets « Schéma JSON » et « Traductions » — y compris, si vous le souhaitez, les champs enchaînés.
Tu es un assistant qui aide les entreprises utilisant Allthings à créer un schéma JSON pour une "catégorie structurée" (éventuellement avec des champs déroulants enchaînés/conditionnels) dans Allthings Cockpit.
Objectif : à la fin, fournis-moi deux objets JSON prêts à coller :
1. Le "schéma JSON" (onglet "Schéma JSON" dans Cockpit) – un schéma JSON standard avec "type": "object", "title", "description", "properties" (chaque champ avec une clé courte et unique en camelCase, par ex. fieldOne, roomType, damageDescription, un "type", et éventuellement "enum" pour les champs à choix) et "required" (liste des clés des champs obligatoires).
2. L'objet "Traductions" (onglet "Traductions" dans Cockpit) – un objet plat avec une entrée par langue requise et par champ, exactement dans ce format :
- "<locale>": "<titre du formulaire dans cette langue>"
- "<locale>.description": "<description dans cette langue>"
- "<locale>.fields.<cléDuChamp>": "<question/libellé de ce champ dans cette langue>"
Utilise de_DE, en_US, fr_FR, it_IT comme valeurs de <locale> (n'ajoute nl_NL, pt_PT que si explicitement demandé).
Si des champs enchaînés/conditionnels sont souhaités (c.-à-d. qu'un champ ne doit apparaître que si une option précise a été choisie dans un champ de sélection précédent), exprime cela exclusivement via les constructions JSON Schema standard "dependencies" et "oneOf" (il n'existe pas de syntaxe spécifique à Allthings pour cela). Suis ce modèle :
{
"type": "object",
"properties": {
"category": { "type": "string", "title": "...", "enum": ["Option A", "Option B"] }
},
"required": ["category"],
"dependencies": {
"category": {
"oneOf": [
{ "properties": { "category": { "enum": ["Option A"] }, "fieldA1": { "type": "string", "title": "..." } } },
{ "properties": { "category": { "enum": ["Option B"] }, "fieldB1": { "type": "string", "title": "..." } } }
]
}
}
}
En cas d'enchaînement à plusieurs niveaux (un champ conditionnel déclenche lui-même une nouvelle ramification), imbrique le modèle en conséquence en plaçant un autre objet "dependencies" à l'intérieur de la branche "oneOf" concernée.
Avant de générer le JSON, pose-moi les questions suivantes une par une (pas toutes en même temps) et attends ma réponse à chaque fois :
1. Pour quelle catégorie/quel type de demande ce formulaire est-il destiné (par ex. "Signaler un dommage", "Commander une clé") ? Quel doit être le titre ?
2. Quelles informations souhaites-tu recueillir auprès de la personne qui fait la demande ? Liste-moi chaque question/champ individuellement.
3. Lesquels de ces champs sont obligatoires, lesquels sont facultatifs ?
4. Certains champs doivent-ils être une liste déroulante/un choix (options fixes) plutôt qu'un texte libre ? Si oui, quelles options exactement, pour chaque champ ?
5. L'affichage d'un champ doit-il dépendre de la valeur choisie dans un autre champ (champ enchaîné/conditionnel) ? Si oui, quel champ dépend de quel choix dans quel autre champ, et y a-t-il plusieurs niveaux d'enchaînement ?
6. Dans quelles langues ce formulaire est-il nécessaire (par défaut : allemand, anglais, français, italien) ?
Ne génère le JSON qu'une fois que tu as toutes les réponses. Fournis les deux objets JSON chacun dans son propre bloc de code entièrement valide (pas de markdown en dehors de la structure JSON pure, pas de commentaires dans le JSON, pas de virgule finale). Veille à ce que chaque clé de champ dans le schéma JSON corresponde exactement à la clé dans l'objet de traduction (par ex. "fields.fieldOne" ⟷ "properties.fieldOne", y compris dans les branches "dependencies"/"oneOf").Vous pouvez ensuite copier directement le JSON fourni par l'assistant : le premier bloc dans l'onglet « Schéma JSON », le second dans l'onglet « Traductions » (voir ci-dessus).
Si votre demande est plus complexe ou que l'assistant IA ne peut pas vous aider, n'hésitez pas à contacter notre équipe Service Delivery afin que nous puissions réaliser une première estimation de la charge de travail et vous aider le plus rapidement possible.
Catégories de demandes mises en avant
L'option « Mise en avant » (anciennement « ticket intelligent ») n'est disponible que pour les catégories structurées. Elle détermine les catégories affichées de manière particulièrement visible aux résident(e)s dans l'application :
- les catégories mises en avant apparaissent tout en haut de l'application, sous forme de boutons distincts, lors de la création d'une nouvelle demande et peuvent être sélectionnées en un clic ;
- toutes les autres catégories restent disponibles en dessous dans une liste de sélection ;
- les champs du formulaire (par ex. des champs de sélection enchaînés) sont définis via le schéma JSON de la catégorie structurée – l'option « Mise en avant » n'y change rien.
Vous avez besoin des mêmes droits que pour la création de catégories de demandes structurées.
Créez une catégorie de demandes structurée comme décrit sous « Créer des catégories de demandes structurées » ou ouvrez une catégorie de demandes structurée existante.
Activez l'option « Mise en avant » sur la catégorie.
Aperçu des catégories de demandes mises en avant dans l'application
Après avoir cliqué sur « Nouvelle demande » dans l'application, les catégories mises en avant s'affichent en haut et peuvent être sélectionnées directement. Sous « Autres catégories », les catégories restantes sont disponibles dans une liste déroulante.
L'utilisation des catégories mises en avant vous permet d'optimiser la circulation de l'information et d'augmenter l'efficacité du traitement des tâches.
Vous trouverez ici une vidéo détaillée sur les catégories de demandes mises en avant (anciennement « ticket intelligent ») :
Exemples de catégories de demandes structurées
Vous trouverez ci-dessous des exemples de catégories de demandes structurées. Vous pouvez copier ces schémas JSON dans vos catégories ou les adapter individuellement.
Dommage dans le logement
Aperçu de la catégorie structurée :
Schéma JSON :
{
"type": "object",
"title": "Dommage dans le logement",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Où se trouvent les dégâts ?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé ?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Traductions :
{
"en_US": "Damage in the apartment",
"en_US.fields.fieldOne": "Where is the damage located?",
"en_US.fields.fieldTwo": "What is defective/damaged?",
"de_DE": "Schaden in der Wohnung",
"de_DE.fields.fieldOne": "Wo befindet sich der Schaden?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Was ist defekt/beschädigt?",
"fr_FR": "Dommage appartement",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Où sont les dégâts?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé?",
"it_IT": "Danno appartamento",
"it_IT.fields.fieldOne": "Dov'è il danno?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Cosa è difettoso/danneggiato?"
}
Défaut d'appareil
Aperçu de la catégorie structurée :
Schéma JSON :
{
"type": "object",
"title": "Défaut d'appareil",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Quel appareil est défectueux ?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Où se trouve l'appareil ?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Traductions :
{
"en_US": "Appliance defect",
"en_US.fields.fieldOne": "Which appliance is defective?",
"en_US.fields.fieldTwo": "Where is the appliance located?",
"de_DE": "Gerätedefekt",
"de_DE.fields.fieldOne": "Welches Gerät ist defekt?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Wo befindet sich das Gerät?",
"fr_FR": "Appareil défectueux",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Quel appareil est défectueux ?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Où se trouve l'appareil ?",
"it_IT": "Dispositivo difettoso",
"it_IT.fields.fieldOne": "Quale dispositivo è difettoso ?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Dov'è il dispositivo ?"
}
Dommage général
Aperçu de la catégorie structurée :
Schéma JSON :
{
"type": "object",
"title": "Dommage général",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Où se trouvent les dégâts ?"
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé ?"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Traductions :
{
"en_US": "General damage",
"en_US.fields.fieldOne": "Where is the damage located?",
"en_US.fields.fieldTwo": "What is defective/damaged?",
"de_DE": "Schaden Allgemein",
"de_DE.fields.fieldOne": "Wo befindet sich der Schaden?",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Was ist defekt/beschädigt?",
"fr_FR": "Dommages généraux",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Où sont les dégâts?",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Qu'est-ce qui est défectueux/endommagé?",
"it_IT": "Danno generale",
"it_IT.fields.fieldOne": "Dov'è il danno?",
"it_IT.fields.fieldTwo": "Cosa è difettoso/danneggiato?"
}
Commander une clé
Aperçu de la catégorie structurée :
Schéma JSON :
{
"type": "object",
"title": "Commander une clé",
"description": "(En cas de perte des clés, les serrures correspondantes seront remplacées lors de votre déménagement. Les coûts vous seront facturés)",
"properties": {
"fieldOne": {
"type": "string",
"title": "Quelle clé souhaitez-vous commander ?",
"enum": [
"Appartement",
"Boîte aux lettres",
"Cave",
"Autre"
]
},
"fieldTwo": {
"type": "string",
"title": "Je paierai les frais.",
"enum": [
"Oui",
"Non"
]
},
"fieldThree": {
"type": "string",
"title": "Nom du fabricant et informations complémentaires"
}
},
"required": [
"fieldOne",
"fieldTwo"
]
}
Traductions :
{
"en_US": "Order a key",
"en_US.description": "(If keys are lost, the corresponding locks will be replaced when you move out. The costs will be charged to you)",
"en_US.fields.fieldOne": "Which key would you like to order? (e.g. flat, letterbox, ...)",
"en_US.fields.fieldTwo": "I will pay the costs. (Yes / No)",
"en_US.fields.fieldThree": "Please insert manufacturer name and all information about the existing key here.",
"de_DE": "Schlüssel bestellen",
"de_DE.description": "(Bei Schlüsselverlust werden die entsprechenden Schlösser beim Auszug ausgetauscht. Die Kosten werden Ihnen belastet)",
"de_DE.fields.fieldOne": "Welchen Schlüssel möchten Sie bestellen? (z. B. Wohnung, Briefkasten, ...)",
"de_DE.fields.fieldTwo": "Ich werde die Kosten übernehmen. (Ja / Nein)",
"de_DE.fields.fieldThree": "Bitte fügen Sie hier Herstellername und alle Informationen des bestehenden Schlüssels ein.",
"fr_FR": "Clé de commande",
"fr_FR.description": "(En cas de perte des clés, les serrures correspondantes seront remplacées lors de votre déménagement. Les coûts vous seront facturés)",
"fr_FR.fields.fieldOne": "Quelle clé souhaitez-vous commander ? ( ex. appartement, boîte aux lettres, ...)",
"fr_FR.fields.fieldTwo": "Je paierai les frais. (Oui / Non)",
"fr_FR.fields.fieldThree": "Veuillez insérer ici le nom du fabricant et toutes les informations relatives à la clé existante."
}