Inhalt
- Einführung
- ERP-Schnittstelle
- Keine ERP-Schnittstelle
- Import mit CSV-Datei
- Importvorgang im Cockpit
- Hinweise zur Nutzung der CSV-Datei
- Weitere Unterstützung
Einführung
In diesem Artikel erläutern wir den Stammdatenimport. Um sicherzustellen, dass jede nutzende Person die für sie bestimmten Inhalte sehen kann, muss während der Implementierung folgendes festgelegt werden:
- Welche Inhalte sollen für welche Einheiten bzw. Büros sichtbar sein?
- Welche Anfragen im Anliegenmanagement sind welcher Einheit zuzuordnen?
Die Basis hierfür ist das Hinterlegen von Stammdaten in Allthings Cockpit. Das Hinterlegen von Stammdaten kann entweder manuell, über einen CSV-Import oder über eine ERP-Schnittstelle erfolgen.
ERP-Schnittstelle
Wenn im Rahmen Ihres Implementierungsprojektes eine ERP-Schnittstelle erfolgt, dann gratulieren wir Ihnen: Sie müssen keine Daten manuell vorbereiten, sondern klären lediglich mit Ihrem Implementierungsspezialisten die ERP-Schnittstelle.
Keine ERP-Schnittstelle
Wenn bei Ihnen die Stammdaten hingegen manuell gepflegt werden, bitten wir Sie, hier sehr genau zu arbeiten: Prüfen Sie die Daten, übernehmen Sie Änderungen direkt und erzielen Sie mithilfe der regelmässigen Aktualisierung den bestmöglichen Nutzen für Ihre App. Mit einem CSV-Import können Sie Stammdaten inklusive Informationen zu Bewohnenden effizient in das Allthings Cockpit hochladen. Dies erleichtert die Verwaltung von Liegenschaften, Gebäuden, Einheiten und Mietzeiträumen.
Import mit CSV-Datei
Um den Import vorzubereiten, verwenden Sie bitte die bereitgestellte Vorlage:
Diese Vorlage hilft Ihnen, die erforderlichen Daten korrekt zu strukturieren.
Importvorgang im Cockpit
- Navigieren Sie im Cockpit zum Bereich Stammdaten.
- Klicken Sie auf Daten importieren.
- Laden Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hoch.
- Ordnen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Feldern in der Stammdatenstruktur zu.
- Starten Sie den Importvorgang.
Nach dem erfolgreichen Import werden die neuen Liegenschaften, Gebäude und Einheiten unter Stammdaten angezeigt. Falls Informationen zu Bewohnenden enthalten sind, werden diese den entsprechenden Mietzeiträumen zugeordnet. Bewohnende mit E-Mail-Adressen erscheinen unter "Alle Bewohnenden" in der Bewohnerverwaltung, wo Sie weitere Aktionen durchführen können.
Hinweise zur Nutzung der CSV-Datei
Pflichtfelder
- Liegenschaft
- Gebäude
- Einheit
- Strasse
- Hausnummer
- Postleitzahl
- Stadt
- Land
- Beginn des Mietzeitraums
Optionale Felder
- Ende des Mietzeitraums
- Informationen zu Bewohnenden wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
- Freischaltcode (falls nicht angegeben, wird automatisch einer generiert – unabhängig davon, ob eine E-Mail-Adresse angegeben wurde. Die E-Mail-Adresse entscheidet nur, ob der Code als persönlicher Einmal-Code importiert wird oder als generischer Freischaltcode)
- Nutzungsart („Miete“ oder „Eigentum“; wird bei leerem Feld automatisch auf „Miete“ gesetzt)
- Typ (Wohnen/Gewerbe) (wird bei leerem Feld automatisch auf „Wohnen“ gesetzt)
- Gewerbeadministrator, Gewerbeadministrator-Freischaltcode (nur bei Einheiten vom Typ „Gewerbe“ relevant – analog zu den Bewohnenden-Feldern, aber für die separate Rolle „Gewerbeadministrator“)
Um einem Mietzeitraum mehrere Mietende zuzuordnen, duplizieren Sie die entsprechende Zeile und fügen die relevanten Informationen hinzu (z. B. unterschiedliche E-Mail-Adressen). Das System erkennt automatisch, dass es sich um denselben Mietzeitraum handelt.
Formatierungshinweise
-
Verwenden Sie als Trennzeichen in der CSV-Datei entweder ein Komma (
,) oder ein Semikolon (;). - Datumsangaben (z. B. für Mietzeiträume) müssen im Format DD.MM.YYYY oder YYYY-MM-DD vorliegen (z. B. 23.12.2019 oder 2019-12-23).
- Vermeiden Sie formatierte Zellen (z. B. keine Excel-Funktionen).
- Ohne Eingabe einer E-Mail-Adresse wird kein persönlicher Einmal-Freischaltcode importiert (es wird stattdessen ein generischer Freischaltcode verwendet).
Hinweise für Gewerbeobjekte
Beim Import von Informationen zu gewerblich Mietenden beachten Sie bitte:
- Der Name der Mieterfirma muss in der Spalte Name eingetragen sein.
- Die Spalte Typ (Wohnen/Gewerbe) muss auf „Gewerbe“ gesetzt werden.
Diese Informationen werden im Cockpit-Feature Mieterfirmen hinterlegt.
Weitere Unterstützung
Für eine detaillierte Anleitung empfehlen wir unser Video-Tutorial zum Stammdatenimport. Sollten Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um auf das Cockpit-Feature Stammdaten zuzugreifen, wenden Sie sich bitte an Ihren Unternehmen | Teammitglieder verwalten oder Ihren Customer Success Manager.