Stammdaten | Erstellen, bearbeiten oder löschen

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• Navigation
• Neue Liegenschaft, Gebäude oder Einheit erstellen
• Bestehende Stammdaten bearbeiten
• Stammdaten löschen
• Objekte archivieren
• Weitere Informationen hinzufügen

Navigation

Die Funktion Stammdaten im Allthings Cockpit ermöglicht die strukturierte und zentrale Verwaltung Ihrer Immobilienobjekte. Hier erfassen und organisieren Sie Basisinformationen zu Liegenschaften, Gebäuden und Einheiten – die Grundlage für zahlreiche Funktionen wie das Anliegenmanagement, die Kommunikationszentrale, Buchungen oder den Dokumentenbereich.

Die Stammdaten-Übersicht kann in zwei verschiedenen Ansichten angezeigt werden. Mit dem Toggle oben auf der Seite wechseln Sie zwischen den Ansichten:

• Baumansicht – hierarchische Darstellung aller Liegenschaften, Gebäude und Einheiten; ideal für die Navigation in der Struktur und die Detailbearbeitung einzelner Einträge.
• Tabellenansicht – tabellarische Übersicht aller Liegenschaften mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick; ideal für Massenbearbeitungen und den schnellen Überblick über Ihr gesamtes Portfolio.

In beiden Ansichten folgen die Daten derselben Hierarchie:

• Wenn Sie die Stammdaten öffnen, sehen Sie zunächst alle Liegenschaften, auf die Sie mit der Berechtigung „Stammdaten | Stammdaten verwalten" Zugriff haben.
• Wählen Sie eine App aus, um nur die Liegenschaften der ausgewählten App anzuzeigen.
• Durch Klick auf eine Liegenschaft werden alle zugehörigen Gebäude angezeigt.
• Wählen Sie ein Gebäude aus, sehen Sie alle darin enthaltenen Einheiten.
• Mit einem weiteren Klick auf eine Einheit oder das ausgewählte Gebäude gelangen Sie in die Detailansicht. Dort können Sie unter anderem Mietzeiträume, Eigentumszeiträume, Mietende, Freischaltcodes und spezifische Einheitsinformationen verwalten.

Die Tabellenansicht im Detail

Die Tabellenansicht listet alle Liegenschaften in einer strukturierten Tabelle auf. Folgende Spalten sind standardmäßig sichtbar:

Sie können die angezeigten Spalten individuell anpassen. Klicken Sie dazu auf das Spaltenmenü (⋮) in einem Spaltenkopf und wählen Sie „Spalten ein- / ausblenden" oder „Spalte ausblenden". Über dasselbe Menü können Sie Spalten auch sortieren, filtern oder anheften.

Um archivierte Liegenschaften einzublenden, aktivieren Sie den Schalter „Archivierte Daten anzeigen" unten links in der Tabelle.

Neue Liegenschaft, Gebäude oder Einheit erstellen

1. Öffnen Sie das Allthings Cockpit.
2. Navigieren Sie im Cockpit zum Menüpunkt „Stammdaten".
3. Klicken Sie oben auf das blaue „+"-Symbol, um eine neue Liegenschaft zu erstellen.
4. Wählen Sie die richtige App aus und fügen Sie alle notwendigen Informationen hinzu (Name der Liegenschaft, Eigentümerschaft, Hauswartung, Status und optional die Sprache).
5. Klicken Sie auf „Speichern".
6. Innerhalb der neu erstellten Liegenschaft können Sie Gebäude hinzufügen, indem Sie nach dem Auswählen der Liegenschaft erneut auf das blaue „+"-Symbol klicken, die notwendigen Informationen eingeben und speichern.
7. Um Einheiten zu erstellen, wählen Sie das entsprechende Gebäude aus, klicken Sie dort auf das blaue „+"-Symbol, fügen Sie die notwendigen Informationen hinzu und speichern Sie.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Liegenschaften, Gebäude und Einheiten, die über eine Schnittstelle importiert wurden, im Cockpit nicht geändert werden können.

Bestehende Stammdaten bearbeiten

Um bestehende Liegenschaften, Gebäude oder Einheiten zu bearbeiten, klicken Sie in der Tabellenansicht auf den Namen des Eintrags, um in die Detailansicht zu wechseln. Dort können Sie alle Informationen direkt bearbeiten.

In der Tabellenansicht können bestimmte Felder – wie Eigentümerschaft, Hauswartung, Status und Sprache – auch direkt in der Tabellenzeile bearbeitet werden:

1. Klicken Sie auf die Checkbox der Zeile(n), die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten.
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
4. Klicken Sie auf „Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten (Stapelverarbeitung)

In der Tabellenansicht können Sie mehrere Liegenschaften gleichzeitig bearbeiten:

1. Aktivieren Sie die Checkboxen links neben den gewünschten Zeilen, oder wählen Sie alle Zeilen über die Checkbox im Tabellenkopf aus.
2. Klicken Sie auf eine der ausgewählten Zeilen, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen.
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
4. Klicken Sie auf „Änderungen an der Auswahl speichern".

Wichtig: Schliessen Sie den Browser-Tab nicht, während eine Stapelverarbeitung läuft. Wenn Sie den Tab während der Verarbeitung schliessen, werden die ausgewählten Daten möglicherweise nicht vollständig aktualisiert. Liegenschaften, Gebäude und Einheiten, die über eine Schnittstelle importiert wurden, können im Cockpit nicht geändert werden.

Stammdaten löschen

Objekte können durch das Setzen von Zeiträumen archiviert werden, aber auch unwiderruflich gelöscht werden. Um Objekte zu löschen, ist es wichtig, dass alle untergeordneten Objekte bereits zuvor gelöscht wurden. Andernfalls erscheint eine Meldung wie „Die Liegenschaft enthält Gebäude und kann nicht gelöscht werden". Zudem sollten alle zugehörigen Tickets im Anliegenmanagement zuvor geschlossen werden.

Um ein Gebäude oder eine Einheit zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur entsprechenden Liegenschaft, dem Gebäude oder der Einheit.
2. Öffnen Sie die Detailansicht durch Klick auf den Namen des Eintrags.
3. Scrollen Sie in der Detailansicht nach unten und klicken Sie auf „Gebäude löschen" bzw. „Einheit löschen".
4. Bestätigen Sie den Vorgang im Bestätigungsdialog.

Um eine Liegenschaft zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schliessen Sie alle bestehenden Miet- und Eigentumszeiträume innerhalb der Liegenschaft.
2. Schliessen Sie alle Einheiten innerhalb der Gebäude.
3. Schliessen Sie die Gebäude innerhalb der Liegenschaft.
4. Nachdem alle untergeordneten Elemente geschlossen wurden, können Sie die Liegenschaft löschen.

Dieser Prozess stellt sicher, dass Liegenschaften nicht versehentlich gelöscht werden.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Objekten zur stillen Entfernung von Info-Artikeln, Artikeln im Markt- und Leihplatz, Micro-App-Einstellungen, Sichtbarkeitseinstellungen und Tags führen kann.

Objekte archivieren

Anstatt Objekte zu löschen, können Sie diese auch archivieren, indem Sie den Status anpassen oder den Zeitraum des Objekts bearbeiten und ein Archivierungsdatum eingeben.

1. Öffnen Sie „Stammdaten" im Allthings Cockpit.
2. Navigieren Sie zur Detailansicht der Einheit mit dem aktiven Zeitraum.
3. Bearbeiten Sie das Feld „Status" des Objekts, das Sie archivieren möchten.
4. Legen Sie unter „Status" ein Archivierungsdatum fest, um das Objekt zu archivieren.

Hinweis: Alle dem Objekt zugewiesenen Tickets und Zeiträume müssen zuvor geschlossen werden. Um archivierte Liegenschaften in der Tabellenansicht einzublenden, aktivieren Sie den Schalter „Archivierte Daten anzeigen" unten links in der Tabelle.

Weitere Informationen hinzufügen

Für jedes Gebäude und jede Einheit können zusätzliche Informationen hinterlegt werden, wie Status, Miet- und Eigentumszeiträume sowie Mietende und Freischaltcodes.

• Stammdaten | Miet- und Eigentumszeiträume verwalten
• Stammdaten | Status von Objekten verwalten
• Stammdaten | Bewohnende über „Stammdaten" einladen