Contenu
La fonction d’affectation automatique des nouveaux tickets permet une répartition efficace des tickets dans la gestion des demandes. Les tickets entrants peuvent être directement transmis aux membres de l'équipe responsables en fonction des rôles et des catégories définis. Cela garantit que les demandes sont traitées rapidement par les bonnes personnes.
Gestion des rôles
Grâce à la gestion des rôles, vous pouvez attribuer des tâches spécifiques aux collaborateurs de votre gestion immobilière ou à des entreprises tierces (par ex. artisan(e)s, technicien(ne)s, entretien du bâtiment) et les associer à des propriétés ou des bâtiments spécifiques. Les rôles se rapportent toujours à une propriété ou à un bâtiment spécifique.
La mise en place de rôles simplifie considérablement l'affectation des tickets dans la gestion des demandes. De plus, les résident(e)s voient immédiatement qui est responsable des travaux en attente. Si un rôle est créé pour une entreprise tierce, une remarque apparaît lors de la création d'un ticket, indiquant que les données personnelles seront transmises à cette entreprise tierce.
Pour accéder à la gestion des rôles, procédez comme suit :
- Ouvrez le Cockpit Allthings.
- Naviguez vers Administration > Entreprises.
- Sélectionnez votre entreprise ou l'entreprise concernée.
- Allez à Paramètres des fonctionnalités > Gestion des rôles.
- Créez de nouveaux rôles et associez-leur des catégories spécifiques de la gestion des demandes. Vous pouvez également modifier les rôles existants.
Lors de la sélection des catégories, les catégories de vos connecteurs (p. ex. solutions omnicanal) sont disponibles en plus des catégories d'app. Le transfert automatique des tickets fonctionne ainsi également pour les tickets entrants via un connecteur – par exemple par e-mail, formulaire web ou téléphone.
Remarque : Pour accéder à la gestion des rôles, vous avez besoin de l'autorisation « Team Admin ».
Affectation des rôles via les données de base
Une fois les rôles mis en place, ils peuvent être affectés dans les données de base :
- Ouvrez la gestion des données de base.
- Sélectionnez une propriété ou un bâtiment.
- Affectez un rôle à un membre de l'équipe responsable.
- Un seul membre de l'équipe peut être affecté par rôle et par propriété.
- Dès qu'un ticket est créé avec l'une de ces catégories, il est automatiquement affecté au membre de l'équipe auquel le rôle a été attribué.
Si aucun membre de l'équipe responsable n'est affecté, tous les membres de l'équipe responsables reçoivent une notification, mais le ticket n'est pas affecté automatiquement.
Remarque : L'autorisation « Master Data Admin » est requise pour gérer les données de base.
Remarques importantes
- Affectation de la catégorie : Une catégorie ne peut être affectée qu'à un seul rôle ; une affectation multiple n'est pas possible.
- Affectation du rôle par propriété : Un rôle ne peut être attribué qu'une seule fois par propriété.
- Notifications : Si l'affectation automatique n'est pas possible, tous les membres de l'équipe responsables sont informé(e)s, à condition qu'ils ou elles aient activé les notifications.
La mise en place correcte de ces fonctions garantit que les nouveaux tickets sont transmis de manière efficace et automatique aux membres de l'équipe responsables.