Contenu
- Qu'est-ce que le formulaire web ?
- Passage au nouveau formulaire web
- Configuration
- Possibilités de mise en œuvre
- Affichage des demandes du formulaire web dans l'espace « Tâches »
- Questions fréquentes et dépannage
Qu'est-ce que le formulaire web ?
Le formulaire web permet aux résident(e)s et à la propriété de déposer une demande via un formulaire web directement dans Allthings Cockpit. Chaque soumission est créée dans l'espace « Tâches » sous forme de tâche structurée complète. Vous pouvez intégrer le formulaire web de différentes manières.
Passage au nouveau formulaire web
Allthings remplace progressivement l'ancien formulaire web par un nouveau formulaire web développé par ses soins. Le passage s'effectue entreprise par entreprise.
Quand mon formulaire web sera-t-il remplacé ?
Votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé vous informe de la date à laquelle votre formulaire web sera remplacé. D'ici là, votre formulaire web actuel reste en service sans changement et vous n'avez rien à faire.
Qu'est-ce qui change avec le nouveau formulaire web ?
- Nouveau lien : lors du passage, vous recevez une nouvelle URL pour le formulaire web. Remplacez l'ancienne URL partout où vous avez intégré le formulaire web : dans le lien, dans le bouton, dans la redirection du sous-domaine et dans le code QR.
- Parcours pour les résident(e)s : les résident(e)s sélectionnent leur demande étape par étape à l'aide de vignettes illustrées, par exemple « Signaler un dommage » → « Appartement » → « Cuisine ». Un récapitulatif des choix effectués s'affiche en permanence en haut du formulaire, et les indications peuvent être corrigées avec « Retour ». Pour terminer, les résident(e)s indiquent leurs coordonnées et leur préférence de contact.
- Une présentation à votre image : les couleurs, le logo et les catégories proposées peuvent être adaptés à votre entreprise. Contactez pour cela votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé.
Qu'est-ce qui reste inchangé ?
- Chaque soumission continue d'être créée sous forme de tâche structurée dans l'espace « Tâches ».
- Si aucun emplacement ne peut être attribué à une tâche, attribuez l'emplacement comme auparavant via « Modifier l'emplacement ».
Configuration
Pour mettre le formulaire web à la disposition de vos résident(e)s et de la propriété, vous avez besoin d'une URL spécifique. Vous la trouverez sur la carte de tableau de bord correspondante dans votre Allthings Cockpit.
Conditions requises
Condition requise : Allthings configure le connecteur Webform pour votre entreprise.
→ Contactez pour cela votre équipe Customer Success ou votre gestionnaire de compte clé.
Important : si des complexes immobiliers sont gérés par plusieurs entreprises, vous avez besoin de la carte de tableau de bord correspondant à l'entreprise concernée afin d'attribuer correctement la demande du ou de la résident(e) dans l'espace « Tâches ».
Possibilités de mise en œuvre
Voici les différentes possibilités pour intégrer le formulaire web sur votre site :
Intégration d'un lien
Intégrez l'URL fournie par Allthings sous forme de lien sur une page existante ou dans un élément de menu. Ce lien peut s'ouvrir directement ou sous forme de pop-up.
Attention : certain(e)s résident(e)s ont un bloqueur de pop-up installé.
Intégration d'un bouton
Créez un bouton sur une page existante et associez-lui l'URL visible sur la carte de tableau de bord. Le lien peut s'ouvrir directement dans un onglet ou sous forme de pop-up.
Attention : il se peut que certain(e)s résident(e)s aient un bloqueur de pop-up installé.
Configurer un sous-domaine
Faites configurer par votre fournisseur de domaine un sous-domaine (par ex. service.gerancexyz.com) et faites pointer ce sous-domaine directement vers l'URL visible sur la carte de tableau de bord.
Afficher le formulaire web sous forme de code QR
Faites créer un code QR encodant l'URL visible sur la carte de tableau de bord. Vous pouvez ensuite placer ce code QR, par exemple, sur une affiche au sein d'un complexe immobilier. Les résident(e)s peuvent scanner ce code QR avec leur smartphone et sont directement redirigé(e)s vers le formulaire web.
Affichage des demandes du formulaire web dans l'espace « Tâches »
Dès qu'une demande est soumise via le formulaire web, elle est créée dans l'espace « Tâches » sous forme de tâche structurée. Le message affiche toutes les questions du formulaire web, chacune avec la réponse en gras. Les images téléchargées par les résidents et résidentes s'affichent avec leur nom de fichier.
Vous retrouvez également toutes les images téléchargées dans la tâche, sous Fichiers joints, où vous pouvez les ouvrir et les télécharger.
Questions fréquentes et dépannage
Pourquoi aucun contenu ne s'affiche-t-il dans la tâche, et comment procéder ?
Il peut arriver que le système ne parvienne pas à attribuer un emplacement spécifique à une tâche. Dans ce cas, la tâche est attribuée à l'ensemble de l'application, de sorte que tous les membres de l'équipe soient informé(e)s de sa réception.
Veuillez informer la personne administratrice de l'application responsable afin qu'elle attribue la tâche à un emplacement spécifique. Vous pourrez ensuite traiter la tâche dès qu'elle relèvera de votre domaine de responsabilité.
Comment attribuer la tâche à un emplacement spécifique ?
Condition requise : vous avez besoin d'un droit pour la gestion des tâches au sein de la zone du connecteur. Les tâches issues du formulaire web sont accessibles à tous les membres de l'équipe de votre entreprise qui voient la tâche dans l'aperçu des tâches – même au-delà de l'application concernée.
- Ouvrez Allthings Cockpit → Tâches.
- Recherchez et ouvrez la tâche concernée.
- Cliquez sur « Modifier l'emplacement » pour attribuer l'emplacement correspondant.
Si vous sélectionnez un emplacement et, en option, une personne demandeuse, cette personne est définie comme personne demandeuse de la tâche. La personne initialement inconnue reste conservée sur la tâche en tant que personne impliquée – les deux ne sont pas fusionnées.