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Das Feature zur automatischen Weiterleitung neuer Tickets ermöglicht eine effiziente Ticketverteilung im Anliegenmanagement. Eingehende Tickets können basierend auf definierten Rollen und Kategorien direkt an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Anfragen schnell von den richtigen Personen bearbeitet werden.
Rollenverwaltung
Mit der Rollenverwaltung können Sie Mitarbeitenden Ihrer Immobilienverwaltung oder externen Dienstleistern (z. B. Handwerkern, Technikern, Hauswartungen) spezifische Aufgaben zuweisen und diese bestimmten Liegenschaften oder Gebäuden zuordnen. Rollen beziehen sich stets auf eine spezifische Liegenschaft oder ein bestimmtes Gebäude.
Durch die Einrichtung von Rollen wird die Zuweisung von Tickets im Anliegenmanagement erheblich vereinfacht. Zudem sehen Bewohnende sofort, welche Personen für ausstehende Arbeiten verantwortlich sind. Wird eine Rolle für einen externen Dienstleister angelegt, erscheint bei der Erstellung eines Tickets der Hinweis, dass persönliche Daten an den jeweiligen Dienstleister übermittelt werden.
Um auf die Rollenverwaltung zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Allthings Cockpit.
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Navigieren Sie zu Administration > Unternehmen.
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Wählen Sie Ihr bzw. das relevante Unternehmen aus.
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Gehen Sie zu Einstellungen Ihrer Lösung > Rollenverwaltung.
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Erstellen Sie neue Rollen und ordnen Sie diesen spezifische Kategorien des Anliegenmanagments zu. Sie können auch bestehende Rollen bearbeiten.
Hinweis: Für den Zugriff auf die Rollenverwaltung benötigen Sie die Berechtigung Team Admin.
Zuweisung von Rollen über Stammdaten
Sobald Rollen eingerichtet sind, können sie in den Stammdaten zugewiesen werden:
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Öffnen Sie die Stammdatenverwaltung.
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Weisen Sie einer Rolle ein verantwortliches Teammitglied zu.
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Pro Rolle, pro Liegenschaft, kann nur ein Teammitglied hinterlegt werden.
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Sobald ein Ticket mit einer dieser entsprechenden Kategorie erstellt wird, erfolgt die automatische Zuweisung an das mit der Rolle ausgestattete Teammitglied.
Falls kein zuständiges Teammitglied hinterlegt ist, erhalten alle verantwortlichen Nutzer eine Benachrichtigung, aber keine automatische Zuweisung des Tickets.
Hinweis: Für die Verwaltung von Stammdaten ist die Berechtigung Master Data Admin erforderlich.
Wichtige Hinweise
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Kategoriezuteilung: Eine Kategorie kann nur einer Rolle zugewiesen werden. Eine Mehrfachzuordnung ist nicht möglich.
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Rollenzuweisung pro Liegenschaft: Pro Liegenschaft kann eine Rolle nur einmal vergeben werden.
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Benachrichtigungen: Ist keine automatische Zuweisung möglich, werden alle zuständigen Teammitglieder informiert, wenn diese die Benachrichtigung aktiviert haben.
Durch die korrekte Einrichtung dieser Funktionen wird sichergestellt, dass neue Tickets effizient und automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden.