Inhalt
- Einführung
- Effiziente Ticketbearbeitung
- Abwesenheit einstellen
- Nützliche Funktionen und Einstellungen
- Integration von Partnerlösungen
Einführung
Eine strukturierte und effiziente Ticketbearbeitung ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf im Anliegenmanagement. Durch die Implementierung bewährter Praktiken können Sie interne Prozesse optimieren und die Zufriedenheit Ihrer Bewohnenden erhöhen.
Effiziente Ticketbearbeitung
- Schnelle Reaktionszeiten: Bemühen Sie sich, eingehende Tickets zeitnah zu bearbeiten, um die Zufriedenheit der Bewohnenden zu gewährleisten. Behalten Sie immer den Status in der Übersicht im Blick.
- Klare Kommunikation: Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um transparent mit den Anfragenden zu kommunizieren. Halten Sie sie über den Fortschritt ihrer Anliegen auf dem Laufenden.
- Priorisierung: Bewerten Sie die Dringlichkeit von Tickets und priorisieren Sie entsprechend, um wichtige Anliegen zuerst zu bearbeiten.
- Dokumentation: Halten Sie mit internen Kommentaren alle Schritte und Entscheidungen im Ticket fest, um eine lückenlose Nachverfolgung und Übergabe zu ermöglichen.
- Feedback einholen: Bitten Sie Anfragende, nachdem die Anfrage vollständig bearbeitet wurde, um ein Feedback zu Ihrem Service.
Abwesenheit einstellen
Um sicherzustellen, dass Tickets auch während Ihrer Abwesenheit effizient bearbeitet werden, können Sie in den Accounteinstellungen eine Abwesenheitsnotiz einrichten und eine Vertretung benennen.
Schritte zum Einrichten einer Abwesenheitsnotiz:
- Account öffnen: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oder Ihren Namen, um die Account-Einstellungen zu öffnen.
- Abwesenheit aktivieren: Aktivieren Sie die Option "Abwesenheit", um Ihre Abwesenheit anzuzeigen.
- Zeitraum definieren: Geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit an, damit die Vertretung entsprechend informiert ist.
- Vertretung festlegen: Wählen Sie ein Teammitglied aus, das während Ihrer Abwesenheit Ihre Tickets übernimmt.
Nützliche Funktionen und Einstellungen
- Verwalten von Kategorien im Anliegenmanagement: Durch das Erstellen spezifischer Kategorien können Tickets effizienter zugeordnet und bearbeitet werden. Eine Anleitung finden Sie hier.
- Automatische Weiterleitung neuer Tickets: Richten Sie Regeln ein, um neue Tickets automatisch an zuständige Personen oder Teams weiterzuleiten. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
- Omnichannel | Webform-to-ticket: Ermöglichen Sie Bewohnenden, über ein Webformular Tickets zu erstellen, die direkt in im Anliegenmanagement integriert werden. Details dazu finden Sie hier.
- Omnichannel | E-Mail-to-ticket: Eingehende E-Mails können automatisch in Tickets umgewandelt werden, um Anfragen direkt im Anliegenmanagement zu bearbeiten. Details dazu finden Sie hier.
- Smart Ticket und Strukturiertes Ticket: Durch Smart Tickets können Anliegen durch vordefinierte Antworten und Automatisierungen schneller bearbeitet werden, während strukturierte Tickets die Dateneingabe durch festgelegte Formularfelder optimieren und eine präzisere Bearbeitung ermöglichen.
Durch die Anwendung dieser Best Practices und die Nutzung der genannten Funktionen können Sie die Effizienz und Qualität Ihrer Ticketbearbeitung maßgeblich steigern.
Integration von Partnerlösungen
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