Inhalt
- Was sind Textbausteine?
- Wie füge ich Textbausteine hinzu?
- Welche Berechtigungen sind erforderlich?
- Nutzung von Textbausteinen im Anliegenmanagement
- Vorteile der Nutzung
Was sind Textbausteine?
Textbausteine sind vordefinierte Textvorlagen, die im Anliegenmanagement bei der Beantwortung von Tickets eingesetzt werden können. Sie dienen dazu, häufig verwendete Nachrichtenformate und Antworttexte effizient und einheitlich bereitzustellen. Damit erleichtern sie die Bearbeitung von Anliegen durch ihre Teammitglieder.
Beispiele für Textbausteine:
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Empfangsbestätigungen für gemeldete Anliegen
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Informationen zu häufig auftretenden Problemen
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Hinweise zur weiteren Bearbeitung oder Zuständigkeit
Wie füge ich Textbausteine hinzu?
Folgen Sie diesen Schritten, um neue Textbausteine zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten:
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Melden Sie sich im Cockpit an und wechseln Sie in den Bereich Administration (linke Navigationsleiste).
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Klicken Sie auf Unternehmen.
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Wählen Sie in der Übersicht das Unternehmen aus, für das Sie Textbausteine verwalten möchten.
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Sie gelangen zur Detailansicht des Unternehmens. Dort klicken Sie auf den Reiter Lösungseinstellungen.
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Im Abschnitt „Textbausteine“ können Sie neue Einträge erstellen oder vorhandene bearbeiten.
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Vergeben Sie einen Titel, definieren Sie den Textinhalt und speichern Sie Ihre Eingaben.
Tipp: In den Textbausteinen können Platzhalter wie {{tenant name}} verwendet werden. Diese werden automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt und sorgen für eine personalisierte, aber dennoch standardisierte Kommunikation.
Die Textbausteine stehen anschliessend im Anliegenmanagement allen Teammitgliedern mit entsprechenden Rollen zur Verfügung.
Welche Berechtigungen sind erforderlich?
Damit Sie Textbausteine hinzufügen oder bearbeiten können, benötigen Sie die Rolle "Company Admin", sowie die Berechtigung "Team Admin".
Nur Nutzende mit dieser Berechtigung sehen die Unternehmensübersicht in der Administration und haben Zugriff auf die Lösungseinstellungen.
Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihre Plattform zuständige Administrationsperson.
Nutzung von Textbausteinen im Anliegenmanagement
Sobald Textbausteine hinterlegt wurden, stehen sie Ihnen im Anliegenmanagement zur Verfügung. Öffnen Sie ein Anliegen und klicken Sie im Antwortbereich auf das Symbol „Textbausteine“ (siehe Screenshot). Dort können Sie per Suchfunktion gezielt nach einem passenden Textbaustein suchen und diesen mit einem Klick einfügen.
Vorteile der Nutzung
Die Arbeit mit Textbausteinen bietet mehrere Vorteile:
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Effizienz: Sie müssen häufig genutzte Texte nicht immer neu schreiben.
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Konsistenz: Alle Teammitglieder verwenden dieselben Formulierungen.
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Qualität: Standardisierte Kommunikation erhöht die Professionalität im Umgang mit Bewohner*innen.
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Skalierbarkeit: Besonders bei grossen Portfolios oder vielen Anliegen pro Tag ist eine strukturierte Vorlagenverwaltung hilfreich.