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Wann sollte ein Ticket erstellt werden?
Ein Ticket sollte erstellt werden, wenn Anliegen oder Probleme gemeldet werden müssen, die nicht bereits über die Micro-App "Service Center", "Mail-to-Ticket" oder "Webform-to-Ticket" erfasst wurden. Beispiele hierfür sind:
- Telefonische Meldungen: Eine Mietpartei ruft an, um einen Defekt oder ein Anliegen zu melden.
- Persönliche Gespräche: Während eines Vor-Ort-Termins wird ein Problem angesprochen.
- Interne Anliegen: Ein Teammitglied möchte ein internes Problem dokumentieren.
Schritte zur Erstellung eines Tickets
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Neues Ticket initiieren:
- Klicken Sie im Service-Center oben rechts auf den Button mit dem "+"-Symbol, um ein neues Ticket zu erstellen.
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Ticketdetails eingeben:
- Betreff: Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff für das Anliegen ein.
- Anfragender: Tragen Sie den Namen des Mieters oder Ihre eigenen Daten ein. Ist der Anfragende noch nicht registriert, können Sie auf den Button "Benutzer anlegen" klicken, nachdem Sie die E-Mail-Adresse eingegeben haben.
- Ort: Wählen Sie die Adresse des Mieters oder die entsprechende Liegenschaft, das Gebäude oder die Einheit aus, um das Ticket zuzuordnen.
- Kategorie: Wählen Sie eine passende Kategorie für das Anliegen.
- Beschreibung: Beschreiben Sie das Anliegen detailliert, um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen.
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Ticket einem Teammitglied zuweisen:
- Weisen Sie das Ticket sich selbst oder einer anderen zuständigen Person bzw. einem externen Dienstleister zu. Gehen Sie hierzu auf "Bearbeiter" und wählen Sie die entsprechende Person aus.
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Bearbeitungsstatus festlegen:
- Jedem Ticket kann ein Bearbeitungsstatus zugeteilt werden, um den Fortschritt zu dokumentieren.