Centre de services | Tâches internes (Bêta)

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Fonctionnalité bêta : les tâches internes sont en phase bêta et ne sont actuellement activées que pour certaines gérances. Les fonctionnalités et les libellés peuvent encore évoluer. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, veuillez contacter votre interlocuteur ou interlocutrice Allthings.

Avec les tâches internes, les membres de l'équipe de la gérance enregistrent dans le centre de services de l'Allthings Cockpit des tâches qui ne concernent que l'équipe – par exemple planifier une visite, vérifier un contrat ou assurer le suivi d'une question adressée à la propriété. Les tâches internes ne sont pas visibles pour les résident(e)s.

Contenu

Que sont les tâches internes ?

Une tâche interne est un ticket du centre de services destiné uniquement aux membres de l'équipe de la gérance. Il existe donc deux types de tickets dans le Cockpit :

  • Demande de résident(e) : demandes signalées par les résident(e)s ou enregistrées pour leur compte. La personne demandeuse peut être informée du ticket.
  • Tâche interne : tâches au sein de l'équipe. La personne demandeuse est toujours le membre de l'équipe qui a créé la tâche, et tous les messages sont des commentaires internes.

Les tâches internes utilisent les mêmes outils que les autres tickets : statut, responsable, échéance, mots-clés et tickets liés. Elles disposent toutefois de leurs propres catégories, gérées au niveau de l'entreprise.

Comment créer une tâche interne ?

Vous créez une tâche interne dans le portail de gestion (Cockpit) via le bouton « Tâche interne (Bêta) » du centre de services.

  1. Ouvrir le formulaire de création : dans le centre de services, cliquez sur « + Tâche interne (Bêta) » à côté du titre de la vue d'ensemble des tickets. La fenêtre « Créer une nouvelle tâche interne » s'ouvre.
  2. Saisir les détails :
    • Objet : saisissez un titre explicite pour la tâche.
    • Personne demandeuse : votre nom est indiqué automatiquement. Pour les tâches internes, la personne demandeuse ne peut pas être modifiée.
    • Emplacement : sélectionnez le complexe immobilier, le bâtiment ou l'unité auquel la tâche se rapporte.
    • Catégorie : sélectionnez une catégorie de tâche interne. Seules les catégories internes de votre entreprise s'affichent ici, et non les catégories des demandes de résident(e)s. Si un formulaire est associé à la catégorie, des champs supplémentaires s'affichent.
    • Commentaire interne : décrivez la tâche. Le commentaire n'est visible que par les membres de l'équipe. Vous pouvez également ajouter un modèle de réponse ou une pièce jointe.
  3. Enregistrer : cliquez sur « Enregistrer le ticket ». La tâche interne apparaît dans la vue d'ensemble des tickets avec le type « Tâche interne » et le statut « En attente de la personne responsable ».

Comment modifier une tâche interne ?

Vous modifiez une tâche interne dans la vue détaillée du ticket, comme les autres tickets – à la différence que tous les messages restent internes.

  • Reconnaître le type : dans la barre latérale, sous « Informations générales », le type indique « Tâche interne ».
  • Commenter : dans le champ de message, seule l'option « Interne » est disponible (« Visible pour : Interne »). Il n'est pas possible d'envoyer des messages aux résident(e)s pour une tâche interne.
  • Organiser : comme d'habitude, vous pouvez désigner une personne responsable, modifier le statut, définir une échéance, ajouter des mots-clés, changer la catégorie et lier des tickets. Seules les catégories internes sont proposées.
  • Personne demandeuse : la personne demandeuse d'une tâche interne ne peut pas être modifiée.

Pour en savoir plus sur la vue détaillée, consultez l'article Traiter des tickets.

Comment trouver et filtrer les tâches internes ?

Les tâches internes apparaissent dans la vue d'ensemble des tickets du centre de services, avec les demandes de résident(e)s. La colonne « Type » indique si un ticket est une « Demande de résident(e) » ou une « Tâche interne ».

  • Filtrer par type : filtrez la vue d'ensemble des tickets par « Type » pour n'afficher que les tâches internes ou que les demandes de résident(e)s.
  • Créer un filtre personnalisé : à gauche, sous « Filtres personnalisés », cliquez sur « Nouveau filtre ». En plus du statut, de la catégorie, de l'emplacement et de la personne responsable, vous pouvez y filtrer par type, mots-clés et échéance – par exemple pour obtenir la liste de toutes les tâches internes dont l'échéance est aujourd'hui ou demain.
  • Rechercher : dans la recherche du centre de services, les tâches internes sont signalées par un cadenas et la mention « Tâche interne ».

Pour en savoir plus sur les filtres, consultez l'article Recherche et filtres de tickets.

Comment gérer les catégories de tâches internes ?

Les catégories de tâches internes sont gérées par entreprise – indépendamment des catégories des demandes de résident(e)s. Pour cela, vous avez besoin des droits d'administration pour l'entreprise.

  1. Dans le Cockpit, ouvrez Entreprises et sélectionnez votre entreprise.
  2. Passez à l'onglet « Paramètres des fonctionnalités » et sélectionnez la section « Catégories de tâche interne » sous « Centre de services ».
  3. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle catégorie » et saisissez un nom.

Pour chaque catégorie, vous pouvez :

  • définir le nom en allemand, en anglais et en français,
  • associer un formulaire dont les champs s'affichent lors de la création d'une tâche interne,
  • désactiver la catégorie pour qu'elle ne puisse plus être sélectionnée,
  • supprimer la catégorie tant qu'elle n'est utilisée dans aucune tâche.

Si une catégorie est déjà utilisée, le message « Cette catégorie de tâche est déjà utilisée dans une tâche. » s'affiche lors de la suppression. Dans ce cas, désactivez plutôt la catégorie.

Pour savoir comment fonctionnent les catégories des demandes de résident(e)s, consultez l'article Créer et gérer des catégories.

Qu'est-ce qui s'applique pendant la phase bêta ?

  • Les tâches internes ne sont visibles que pour les gérances pour lesquelles la fonctionnalité a été activée. Sans activation, ni le bouton « Tâche interne (Bêta) » ni la colonne « Type » ne s'affichent.
  • Les fonctionnalités et les libellés peuvent encore évoluer pendant la phase bêta. Cet article sera mis à jour en conséquence.
  • Ce qui ne change pas : vous continuez à créer et à modifier les demandes de résident(e)s comme d'habitude via le bouton « + » du centre de services.

Questions fréquentes

Les tâches internes sont-elles visibles pour les résident(e)s ?
Non. Les tâches internes et leurs commentaires ne sont visibles que par les membres de l'équipe dans le Cockpit.

Puis-je convertir une demande de résident(e) en tâche interne ?
Non. Le type est défini lors de la création du ticket. Vous pouvez toutefois lier une demande de résident(e) à une tâche interne.

Pourquoi ne vois-je pas le bouton « Tâche interne (Bêta) » ?
Pendant la phase bêta, la fonctionnalité n'est activée que pour certaines gérances. Veuillez contacter votre interlocuteur ou interlocutrice Allthings.

Pourquoi ne vois-je pas la section « Catégories de tâche interne » ?
La gestion des catégories nécessite des droits d'administration pour l'entreprise.

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