Contenu
- Ajouter une nouvelle catégorie
- Activer ou désactiver une catégorie
- Catégories de demandes structurées et mises en avant
- Remarques importantes
- Catégories de tâche interne (Bêta)
Les catégories vous aident à organiser efficacement les tâches et à les traiter plus rapidement. Chaque tâche peut être rattachée à une catégorie spécifique, ce qui permet une gestion structurée dans l'espace « Tâches ».
Cockpit propose deux types de catégories de tâche :
- Catégories de demandes : ces catégories sont choisies par les résident(e)s lors de la saisie d'une demande dans l'application et par votre équipe lors de la création d'une tâche. Vous les gérez sous Paramètres de la plateforme > Fonctionnalités > « Service Center » (voir ci-dessous).
- Catégories de tâche interne : ces catégories s'appliquent uniquement aux tâches internes de votre équipe et ne sont pas visibles par les résident(e)s. Vous les gérez par entreprise sous Entreprises > « Paramètres des fonctionnalités » (voir la section « Catégories de tâche interne (Bêta) »).
« Catégories de tâche » est le terme générique pour les deux types – par exemple dans le champ du même nom de la gestion des rôles, où vous pouvez attribuer à un rôle aussi bien des catégories de demandes que des catégories de tâche interne.
Ajouter une nouvelle catégorie
- Ouvrir les paramètres des fonctionnalités : accédez via Administration > Paramètres de la plateforme aux fonctionnalités de votre plateforme. Sélectionnez-y la fonctionnalité « Service Center ».
- Ajouter une catégorie : cliquez sur « Ajouter une nouvelle catégorie » dans la section « Catégories de demandes ». Saisissez un nom unique et enregistrez la catégorie pour l'ajouter à la liste.
- Ajouter des traductions : une fois enregistrées, les catégories peuvent être traduites dans les langues disponibles de l'application. Cliquez sur l'icône de langue à côté de la catégorie et ajoutez les traductions correspondantes.
Activer ou désactiver une catégorie
- Pour rendre une catégorie visible aux personnes utilisatrices, cliquez sur l'icône œil à côté de la catégorie.
- Une icône œil barrée signifie que la catégorie est désactivée.
- Dès que l'icône n'est plus barrée, la catégorie est active et peut être sélectionnée lors de la saisie de demandes et de la création de tâches.
- Pour supprimer définitivement une catégorie, cliquez sur l'icône correspondante. La suppression n'est pas possible si la catégorie est déjà utilisée dans une tâche ou un article, attribuée à un rôle dans la gestion des rôles, ou attribuée automatiquement aux demandes reçues par e-mail (Réception d'e-mails).
Catégories de demandes structurées et mises en avant
Vous pouvez enrichir davantage les catégories de demandes :
- Structurée : un formulaire (schéma JSON) est associé à la catégorie. Lors de la saisie de leur demande, les résident(e)s remplissent des champs prédéfinis, et les informations s'affichent de manière structurée dans la tâche. Pour cela, activez l'option « Catégorie structurée (avec formulaire) » pour la catégorie.
- Mise en avant : seule une catégorie structurée peut être mise en avant. Elle apparaît tout en haut de l'application sous forme de bouton distinct lors de la création d'une demande ; les autres catégories figurent en dessous dans la liste de sélection.
Pour savoir comment configurer des catégories de demandes structurées et mises en avant, consultez l'article Tâches | Catégories de demandes structurées et mises en avant.
Remarques importantes
- L'accès aux paramètres des fonctionnalités nécessite le droit « Paramètres de la plateforme | gérer les paramètres ».
- Dans le champ de sélection de catégorie d'une tâche, en plus des catégories de demandes gérées ici, vos catégories de connecteurs s'affichent également, à condition que la tâche ait été reçue via l'assistant téléphonique IA. Les catégories de demandes structurées (et donc aussi celles mises en avant), en revanche, n'apparaissent pas dans ce champ de sélection. Gérez les catégories de connecteurs dans les paramètres de la solution concernée, et non dans les paramètres des fonctionnalités.
- Des catégories bien structurées facilitent l'attribution automatique des nouvelles tâches aux membres de l'équipe responsables. Pour en savoir plus, consultez l'article Attribution automatique des tâches et gestion des rôles.
La mise en place correcte de ces fonctionnalités vous permet d'optimiser la circulation de l'information et d'augmenter l'efficacité du traitement des tâches.
Catégories de tâche interne (Bêta)
Bêta : les tâches internes ne sont actuellement activées que pour certaines gérances.
Les tâches internes disposent de leurs propres catégories. Elles ne sont pas gérées dans les paramètres de la plateforme, mais par entreprise : ouvrez Entreprises, sélectionnez votre entreprise et passez à l'onglet « Paramètres des fonctionnalités » > « Catégories de tâche interne ». Cela nécessite des droits d'administration pour l'entreprise. Pour en savoir plus, consultez l'article Tâches internes (Bêta). Vous pouvez également attribuer ces catégories à un rôle dans la gestion des rôles afin que les tâches internes soient attribuées automatiquement. Pour en savoir plus, consultez l'article Attribution automatique des tâches et gestion des rôles.