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Wann sollte ein Ticket erstellt werden?
Ein Ticket wird erstellt, um Anliegen oder Probleme zu melden, die nicht bereits über E-Mail-to-Ticket" oder "Webform-to-Ticket" oder die Micro-App "Service Center" erfasst wurden.
Beispiele hierfür sind:
- Telefonische Meldungen: Bewohnende rufen an, um einen Defekt oder ein Anliegen zu melden.
- Persönliche Gespräche: Während eines Vor-Ort-Termins wird ein Problem angesprochen.
- Interne Anliegen: Ein Teammitglied möchte ein internes Problem dokumentieren.
Schritte zur Erstellung eines Tickets
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Ticket-Erstellungsmaske öffnen: Klicken Sie im Anliegenmanagement oben rechts auf den Button mit dem "+"-Symbol, um ein neues Ticket zu erstellen.
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Ticketdetails eingeben:
- Betreff: Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff für das Anliegen ein.
- Anfragende Person: Tragen Sie den Namen der Bewohnenden oder Ihre eigenen Daten ein. Wenn die Person noch nicht registriert ist, können Sie nach Eingabe der E-Mail-Adresse auf den Button "Nicht adressierbare Bewohnende" klicken.
- Ort: Wählen Sie die Adresse der Bewohnenden oder die entsprechende Liegenschaft, das Gebäude oder die Einheit aus, um das Ticket zuzuordnen.
- Kategorie: Wählen Sie eine passende Kategorie für das Anliegen.
- Beschreibung: Beschreiben Sie das Anliegen detailliert, um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen.
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Ticket einem Teammitglied zuweisen: Weisen Sie das Ticket sich selbst oder einer anderen zuständigen Person bzw. einem Drittunternehmen zu. Gehen Sie hierzu auf "Zugewiesene Person" und wählen Sie die entsprechende Person aus.
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Bearbeitungsstatus festlegen: Jedem Ticket kann ein Bearbeitungsstatus zugeteilt werden, um den Fortschritt zu dokumentieren.
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Ticket bearbeiten: Fügen Sie Labels oder einen internen Kommentar hinzu und leiten Sie das Ticket einem Handwerker weiter. Mehr Informationen zur Ticketbearbeitung.