Contenu
- Introduction
- Traitement efficace des tickets
- Définir une absence
- Fonctionnalités et paramètres utiles
- Intégration de solutions partenaires
Introduction
Un traitement structuré et efficace des tickets est essentiel pour un déroulement fluide du centre de services. En appliquant de bonnes pratiques, vous pouvez optimiser vos processus internes et augmenter la satisfaction de vos résident·e·s.
Traitement efficace des tickets
- Délais de réponse rapides : efforcez-vous de traiter rapidement les tickets entrants afin de garantir la satisfaction des résident·e·s. Gardez toujours un œil sur le statut dans l'aperçu.
- Communication claire : utilisez la fonction de commentaire pour communiquer de manière transparente avec les demandeur·euse·s. Tenez-les informé·e·s de l'avancement de leur demande.
- Priorisation : évaluez l'urgence des tickets et priorisez-les en conséquence afin de traiter en premier les demandes importantes.
- Documentation : utilisez les commentaires internes pour consigner toutes les étapes et décisions dans le ticket, afin de garantir un suivi et une transmission sans faille.
- Recueillir des retours : une fois la demande entièrement traitée, demandez au·à la demandeur·euse un retour sur votre service.
Définir une absence
Pour garantir que les tickets continuent d'être traités efficacement pendant votre absence, vous pouvez définir une absence avec un·e remplaçant·e sous Compte & Paramètres.
Étapes pour définir une absence :
- Ouvrir Compte & Paramètres : cliquez sur votre photo de profil ou votre nom pour accéder à Compte & Paramètres, puis rendez-vous dans la section « Absence ».
- Définir la période : indiquez la période de votre absence (du/au).
- Définir un·e remplaçant·e : dans le champ « Transférer les e-mails à », sélectionnez un membre de l'équipe qui reprendra vos tickets pendant votre absence.
- Enregistrer : l'enregistrement active immédiatement l'absence – aucun interrupteur d'activation séparé n'est nécessaire.
Fonctionnalités et paramètres utiles
- Gestion des catégories dans le centre de services : la création de catégories spécifiques permet d'attribuer et de traiter les tickets plus efficacement. Vous trouverez un guide ici.
- Attribution automatique des nouveaux tickets : mettez en place des règles pour attribuer automatiquement les nouveaux tickets aux personnes ou aux équipes responsables. Plus d'informations ici.
- Omnicanal | Webform-to-ticket : permettez aux résident·e·s de créer des tickets via un formulaire web, intégrés directement dans le centre de services. Détails ici.
- Omnicanal | E-mail-to-ticket : les e-mails entrants peuvent être automatiquement convertis en tickets afin de traiter les demandes directement dans le centre de services. Détails ici.
- Ticket intelligent et ticket structuré : les tickets intelligents permettent de traiter les demandes plus rapidement grâce à des réponses prédéfinies et des automatisations, tandis que les tickets structurés optimisent la saisie des données grâce à des champs de formulaire fixes et permettent un traitement plus précis.
En appliquant ces bonnes pratiques et en utilisant les fonctionnalités mentionnées, vous pouvez améliorer considérablement l'efficacité et la qualité de votre traitement des tickets.
Intégration de solutions partenaires
Élargissez votre centre de services grâce à nos nombreuses solutions partenaires – par exemple Yarowa pour la gestion numérique des mandats d'artisans.
Consultez le Allthings Marketplace pour un aperçu de toutes les solutions disponibles, ou contactez votre interlocuteur·trice Allthings pour plus d'informations.